Rolnik zatrudniający pracownika - obowiązki ZUS i PIT

Rolnik zatrudniający pracownika - obowiązki ZUS i PIT

Rolnik z KRUS zatrudniający pracownika staje się pracodawcą z obowiązkami ZUS, PIT i Kodeksu pracy - poznaj procedury

ZNB

Zespół Normy Biznesowe

Redakcja Biznesowa

10 min czytania

Rolnicy podlegający ubezpieczeniu w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego często potrzebują dodatkowej pomocy przy prowadzeniu gospodarstwa rolnego, szczególnie w okresach wzmożonych prac sezonowych. Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę wiąże się z licznymi obowiązkami prawnymi, które każdy rolnik-pracodawca musi znać i przestrzegać. Niezależnie od tego, czy zatrudnienie ma charakter stały czy okresowy, rolnik automatycznie staje się pracodawcą z wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami.

Proces zatrudnienia pracownika przez rolnika różni się znacząco od standardowych procedur biznesowych, ponieważ sam rolnik pozostaje ubezpieczony w KRUS, podczas gdy zatrudniony pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w ZUS. Ta specyficzna sytuacja prawna wymaga szczególnej uwagi i znajomości odpowiednich przepisów, aby uniknąć problemów z organami kontrolnymi i zapewnić prawidłowe wywiązywanie się z obowiązków pracodawcy.

Podstawowe obowiązki rolnika jako pracodawcy

Rolnik decydujący się na zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę musi przygotować się na pełnienie roli pracodawcy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 roku. Oznacza to konieczność przestrzegania wszystkich regulacji dotyczących stosunku pracy, niezależnie od specyfiki działalności rolniczej.

Pierwszy i najważniejszy obowiązek dotyczy przeprowadzenia wstępnych badań profilaktycznych. Rolnik-pracodawca musi skierować zatrudnionego na badania lekarskie przed dopuszczeniem go do pracy. Badania te mają na celu stwierdzenie braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania obowiązków na stanowisku wskazanym przez rolnika. Koszt badań ponosi pracodawca, a ich wynik stanowi podstawę do podjęcia decyzji o zatrudnieniu.

Wstępne badania profilaktyczne są obowiązkowe dla każdego pracownika przed rozpoczęciem pracy w gospodarstwie rolnym. Rolnik ponosi pełne koszty badań lekarskich, które muszą być przeprowadzone przez uprawnionego lekarza medycyny pracy. Bez pozytywnego wyniku badań pracownik nie może rozpocząć świadczenia pracy

Kolejnym kluczowym obowiązkiem jest przeprowadzenie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Rolnik musi zorganizować zarówno szkolenie ogólne, dotyczące podstawowych zasad BHP, jak i szkolenie stanowiskowe, odnoszące się do konkretnych zagrożeń występujących na danym stanowisku pracy. Szkolenia te muszą być udokumentowane, a pracownik musi potwierdzić ich odbycie podpisem.

Praca w gospodarstwie rolnym wiąże się z licznymi zagrożeniami, takimi jak obsługa maszyn rolniczych, kontakt z substancjami chemicznymi czy praca w trudnych warunkach atmosferycznych. Dlatego też szkolenie stanowiskowe musi być szczególnie dokładne i dostosowane do rzeczywistych warunków pracy w danym gospodarstwie.

Wymagania dotyczące umowy o pracę w gospodarstwie rolnym

Zawarcie umowy o pracę z pracownikiem gospodarstwa rolnego wymaga spełnienia wszystkich standardowych wymogów formalnych przewidzianych przez Kodeks pracy. Umowa musi zawierać szereg obowiązkowych informacji, które pozwolą na jednoznaczne określenie warunków zatrudnienia i praw oraz obowiązków stron.

Umowa o pracę musi precyzyjnie określać rodzaj zawieranej umowy, czy jest to umowa na czas nieokrelony, czy też umowa terminowa. W przypadku prac sezonowych w gospodarstwie rolnym najczęściej stosuje się umowy terminowe, których okres obowiązywania jest dostosowany do czasu trwania określonych prac rolnych.

Umowa o pracę w gospodarstwie rolnym musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez Kodeks pracy. Obejmuje to określenie stron stosunku pracy, datę zawarcia umowy, stanowisko pracy, wymiar czasu pracy oraz szczegółowe ustalenia dotyczące wynagrodzenia. Brak któregokolwiek z tych elementów może skutkować problemami prawnymi

Szczególną uwagę należy zwrócić na określenie wymiaru czasu pracy. W gospodarstwie rolnym często występują okresy wzmożonej aktywności, które mogą wymagać pracy w godzinach nadliczbowych. Umowa powinna jasno regulować zasady rozliczania czasu pracy i wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych.

Ustalenia dotyczące wynagrodzenia muszą być bardzo precyzyjne. Należy określić wysokość wynagrodzenia zasadniczego, ewentualne dodatki, sposób naliczania wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych oraz terminy wypłaty wynagrodzenia. W przypadku pracy sezonowej warto również określić zasady wynagradzania w przypadku przerw w pracy spowodowanych warunkami atmosferycznymi.

Dokumentacja pracownicza i obowiązki informacyjne

Rolnik-pracodawca ma obowiązek założenia indywidualnej dokumentacji dla każdego zatrudnionego pracownika. Dokumentacja ta musi być prowadzona zgodnie z przepisami prawa pracy i zawierać wszystkie istotne informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia.

Podstawowym dokumentem jest teczka osobowa pracownika, w której gromadzi się wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem. Musi ona zawierać kopię umowy o pracę, dokumentację dotyczącą przeprowadzonych szkoleń BHP, wyniki badań profilaktycznych oraz wszelkie inne dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.

Rolnik ma również obowiązek przekazania pracownikowi szczegółowych informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie wynikającym z przepisów Kodeksu pracy. Informacje te powinny obejmować nie tylko podstawowe warunki zatrudnienia, ale także zasady bezpieczeństwa i higieny pracy specyficzne dla gospodarstwa rolnego.

  • Ewidencja czasu pracy prowadzona zgodnie z przepisami prawa pracy
  • Dokumentacja szkoleń BHP z potwierdzeniami odbycia przez pracownika
  • Wyniki badań profilaktycznych i dokumentacja medyczna pracownika
  • Korespondencja związana z przebiegiem zatrudnienia i ewentualnymi zmianami
  • Dokumenty dotyczące wypłaconych wynagrodzeń i potrąceń składkowych
Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez okres określony w przepisach prawa pracy. Rolnik-pracodawca odpowiada za kompletność i prawidłowość prowadzonej dokumentacji, która może być przedmiotem kontroli organów nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy. Wszelkie braki w dokumentacji mogą skutkować sankcjami finansowymi

Procedura zgłaszania pracownika do ZUS

Zgłoszenie pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych stanowi jeden z najważniejszych obowiązków rolnika-pracodawcy. Procedura ta musi być przeprowadzona z wykorzystaniem odpowiednich dokumentów zgłoszeniowych, których wzory są określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 roku.

Wybór odpowiedniego formularza zgłoszeniowego zależy od zakresu ubezpieczeń, którymi ma być objęty pracownik. Jeżeli pracownik ma podlegać pełnym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, rolnik wykorzystuje druk ZUS ZUA. W przypadku gdy zgłaszana osoba ma podlegać wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, stosuje się druk ZUS ZZA.

Termin na zgłoszenie pracownika do ZUS wynosi 7 dni od chwili zawarcia umowy o pracę. Jest to termin bezwzględnie obowiązujący, którego przekroczenie może skutkować nałożeniem kar finansowych na rolnika-pracodawcę. Liczenie terminu rozpoczyna się od dnia podpisania umowy o pracę, niezależnie od tego, kiedy pracownik faktycznie rozpoczł świadczenie pracy.

Rolnik zatrudnił pracownika na podstawie umowy o pracę w celu pomocy przy zbiorach. Umowa została podpisana 10 marca 2025 roku, a pracownik rozpoczął pracę 12 marca 2025 roku. Termin na zgłoszenie pracownika do ZUS upływa 17 marca 2025 roku, licząc od daty podpisania umowy, a nie od rozpoczęcia pracy.

Wraz ze zgłoszeniem pracownika rolnik musi również zgłosić siebie jako płatnika składek na ubezpieczenia społeczne za zatrudnionego pracownika. Oznacza to, że rolnik staje się podmiotem odpowiedzialnym za prawidłowe naliczanie, potrącanie i przekazywanie składek ubezpieczeniowych do ZUS.

  1. Przygotowanie odpowiedniego formularza zgłoszeniowego (ZUS ZUA lub ZUS ZZA)
  2. Wypełnienie wszystkich wymaganych danych osobowych i informacji o zatrudnieniu
  3. Zgłoszenie siebie jako płatnika składek w ZUS
  4. Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych w terminie 7 dni od zawarcia umowy
  5. Zachowanie dokumentów potwierdzających dokonanie zgłoszenia
Zgłoszenie pracownika do ZUS można przeprowadzić elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS lub tradycyjnie w formie papierowej. Elektroniczne zgłoszenie jest szybsze i pozwala na automatyczne potwierdzenie otrzymania dokumentów przez ZUS. Rolnik otrzymuje również natychmiastowe potwierdzenie prawidłowości wypełnionych danych

Obowiązki podatkowe rolnika-pracodawcy

Zatrudnienie pracownika przez rolnika wiąże się również z koniecznością wywiązywania się z obowiązków w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Rolnik staje się płatnikiem PIT za zatrudnionego pracownika, co oznacza szereg dodatkowych obowiązków administracyjnych.

Podstawowym obowiązkiem jest wpłacanie w ciągu roku podatkowego zaliczek na podatek dochodowy za pracownika. Zaliczki te są naliczane miesięcznie od wypłacanego wynagrodzenia i muszą być przekazywane do urzędu skarbowego w określonych terminach. Rolnik odpowiada za prawidłowe naliczenie zaliczki zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Na koniec roku podatkowego rolnik ma obowiązek wystawienia deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 dla zatrudnionego pracownika. Deklaracja PIT-4R stanowi roczne rozliczenie podatku dochodowego płatnika, natomiast informacja PIT-11 zawiera szczegółowe dane o dochodach uzyskanych przez pracownika w danym roku podatkowym.

Deklaracja PIT-4R musi być złożona do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Informacja PIT-11 musi być przekazana pracownikowi do końca lutego oraz przesłana do urzędu skarbowego. Niezłożenie tych dokumentów w terminie skutkuje nałożeniem kar finansowych przez organ podatkowy

Rolnik musi również prowadzić ewidencję wypłaconych wynagrodzeń i potrąconych zaliczek na podatek dochodowy. Ewidencja ta musi być prowadzona w sposób umożliwiający kontrolę prawidłowości naliczania i przekazywania podatku. Wszystkie dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi muszą być przechowywane przez okres określony w przepisach podatkowych.

Rozliczanie składek ZUS - procedury i terminy

Rolnik zatrudniający pracownika staje się płatnikiem składek ZUS, co wiąże się z obowiązkiem przekazywania miesięcznej deklaracji rozliczeniowej na formularzu ZUS DRA. Deklaracja ta stanowi podstawowy dokument rozliczeniowy, w którym rolnik-pracodawca wykazuje rozliczenie składek ubezpieczeniowych i wypłaconych świadczeń za zatrudnionego pracownika.

Do deklaracji ZUS DRA należy dołączyć dodatkowe formularze, które szczegółowo przedstawiają sytuację ubezpieczeniową pracownika. Formularz ZUS RCA stanowi imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, natomiast formularz ZUS RSA to imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

Typ płatnikaTermin składania deklaracjiPrzykład terminu
Jednostki budżetoweDo 5. dnia następnego miesiącaDo 5 lutego za styczeń
Płatnicy z osobowością prawnąDo 15. dnia następnego miesiącaDo 15 lutego za styczeń
Pozostali płatnicyDo 20. dnia następnego miesiącaDo 20 lutego za styczeń

Rolnicy prowadzący gospodarstwa rolne zazwyczaj kwalifikują się jako pozostali płatnicy składek, co oznacza, że mają czas do 20. dnia następnego miesiąca na złożenie wszystkich wymaganych dokumentów rozliczeniowych do ZUS.

Proces rozliczania składek wymaga szczególnej uwagi, ponieważ rolnik musi prawidłowo naliczyć składki zarówno w części finansowanej przez pracownika, jak i w części finansowanej przez siebie jako pracodawcę. Błędy w naliczaniu składek mogą skutkować koniecznością składania deklaracji korygujących oraz płacenia odsetek za zwłokę.

Deklaracje rozliczeniowe można składać elektronicznie przez system informatyczny ZUS lub w formie papierowej w placówkach ZUS. Elektroniczne składanie dokumentów jest zalecane, ponieważ pozwala na szybsze przetwarzanie oraz automatyczne potwierdzenie otrzymania dokumentów. System elektroniczny umożliwia również łatwe wprowadzanie korekt w przypadku wykrycia błędów

Struktura składek ZUS dla pracownika zatrudnionego przez rolnika

Rolnik-pracodawca pełni funkcję płatnika składek na ubezpieczenia społeczne w pełnym zakresie, co oznacza odpowiedzialność za pobieranie i przekazywanie składek zarówno w części pracowniczej, jak i pracodawczej. Struktura składek obejmuje różne rodzaje ubezpieczeń, z których każde ma określoną stawkę procentową.

Składka na ubezpieczenie emerytalne wynosi 19,52 procent podstawy wymiaru składki. Jest to najwyższa składka ubezpieczeniowa, która ma na celu zabezpieczenie przyszłych świadczeń emerytalnych pracownika. Składka ta jest dzielona między pracownika i pracodawcę w proporcjach określonych przez przepisy.

Składka na ubezpieczenie rentowe stanowi 8 procent podstawy wymiaru i służy finansowaniu świadczeń rentowych z tytułu niezdolności do pracy. Ubezpieczenie wypadkowe, finansowane w całości przez pracodawcę, wynosi 1,67 procent podstawy wymiaru składki.

Pracownik zatrudniony przez rolnika otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 4000 złotych. Od tej kwoty rolnik musi naliczyć wszystkie składki ubezpieczeniowe zgodnie z obowiązującymi stawkami. Składka emerytalna wyniesie 780,80 złotych, składka rentowa 320 złotych, a składka wypadkowa 66,80 złotych.

Składka na ubezpieczenie chorobowe wynosi 2,45 procent podstawy wymiaru i jest finansowana wyłącznie przez pracownika. Składka zdrowotna stanowi 9 procent podstawy wymiaru i służy finansowaniu świadczeń opieki zdrowotnej.

W przypadku gdy pracownik osiąga wynagrodzenie na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, które w 2025 roku wynosi 4666 złotych, należy dodatkowo pobrać składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy w wysokości 2,45 procent podstawy wymiaru składki.

Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wynosi 0,1 procent podstawy wymiaru składki i jest finansowana wyłącznie przez pracodawcę. Ta składka ma na celu zabezpieczenie roszczeń pracowniczych w przypadku niewypłacalności pracodawcy. Rolnik musi ją uwzględnić w kalkulacji kosztów zatrudnienia pracownika

Praktyczne aspekty zarządzania zatrudnieniem w gospodarstwie rolnym

Zarządzanie zatrudnieniem w gospodarstwie rolnym wymaga uwzględnienia specyfiki pracy sezonowej i zmienności obciążenia pracą w różnych okresach roku. Rolnik musi planować zatrudnienie z wyprzedzeniem, biorąc pod uwagę terminy wykonywania poszczególnych prac rolnych oraz dostępność pracowników.

Szczególnie istotne jest właściwe planowanie czasu pracy w okresach wzmożonej aktywności, takich jak siewy, pielęgnacja roślin czy zbiory. W tych okresach może być konieczna praca w godzinach nadliczbowych, co wymaga odpowiedniego udokumentowania i wynagrodzenia zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Rolnik powinien również zadbać o odpowiednie warunki pracy i bezpieczeństwo zatrudnionych pracowników. Praca w gospodarstwie rolnym wiąże się z licznymi zagrożeniami, takimi jak obsługa maszyn rolniczych, kontakt z substancjami chemicznymi czy praca w trudnych warunkach atmosferycznych.

  • Regularne kontrole stanu technicznego maszyn i urządzeń rolniczych
  • Zapewnienie odpowiednich środków ochrony indywidualnej dla pracowników
  • Organizacja szkoleń z zakresu bezpieczeństwa pracy z maszynami rolniczymi
  • Prowadzenie dokumentacji wypadków przy pracy i zdarzeń potencjalnie niebezpiecznych
  • Współpraca z służbami BHP w zakresie oceny ryzyka zawodowego

Ważnym aspektem jest również właściwe gospodarowanie dokumentacją pracowniczą i ubezpieczeniową. Rolnik musi prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy, wypłaconych wynagrodzeń oraz naliczonych i przekazanych składek ubezpieczeniowych.

Dokumentacja związana z zatrudnieniem pracownika musi być przechowywana przez okresy określone w przepisach prawa. Dokumenty dotyczące wynagrodzeń i składek ZUS należy przechowywać przez 5 lat, natomiast dokumentacja związana z BHP przez 10 lat. Prawidłowe archiwizowanie dokumentów pozwala uniknąć problemów podczas ewentualnych kontroli

Najczęstsze pytania

Czy rolnik z KRUS może zatrudnić pracownika na umowę o pracę?

Tak, rolnik podlegający ubezpieczeniu w KRUS i nieprowadzący działalności gospodarczej ma prawo zatrudnić pracownika na podstawie umowy o pracę do pomocy w gospodarstwie rolnym. W takim przypadku rolnik staje się pracodawcą i musi przestrzegać wszystkich przepisów Kodeksu pracy.

W jakim terminie rolnik musi zgłosić pracownika do ZUS?

Rolnik ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS w terminie 7 dni od chwili zawarcia umowy o pracę. Termin ten jest liczony od daty podpisania umowy, a nie od rozpoczęcia faktycznego świadczenia pracy przez pracownika.

Jakie dokumenty są potrzebne do zgłoszenia pracownika do ZUS?

Do zgłoszenia pracownika wykorzystuje się druk ZUS ZUA gdy pracownik podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, lub druk ZUS ZZA gdy podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Rolnik musi również zgłosić siebie jako płatnika składek.

Jakie składki ZUS musi płacić rolnik za zatrudnionego pracownika?

Rolnik płaci składki emerytalne 19,52 procent, rentowe 8 procent, wypadkowe 1,67 procent, chorobowe 2,45 procent oraz składkę zdrowotną 9 procent podstawy wymiaru. Przy wynagrodzeniu minimalnym dodatkowo składka na Fundusz Pracy i Solidarnościowy 2,45 procent oraz FGŚP 0,1 procent.

Czy rolnik musi przeprowadzić szkolenie BHP dla zatrudnionego pracownika?

Tak, rolnik-pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy zarówno ogólnego jak i stanowiskowego przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Szkolenia muszą być udokumentowane.

Jakie obowiązki podatkowe ma rolnik zatrudniający pracownika?

Rolnik staje się płatnikiem PIT za pracownika i musi wpłacać miesięczne zaliczki na podatek dochodowy. Na koniec roku musi wystawić deklarację PIT-4R oraz przekazać pracownikowi informację PIT-11 o uzyskanych dochodach.

Do kiedy rolnik musi składać deklaracje rozliczeniowe ZUS?

Rolnicy jako pozostali płatnicy składek mają czas do 20 dnia następnego miesiąca na złożenie deklaracji ZUS DRA wraz z formularzami ZUS RCA i ZUS RSA. Do deklaracji należy dołączyć imienne raporty miesięczne o składkach i świadczeniach.

ZNB

Zespół Normy Biznesowe

Redakcja Biznesowa

Normy Biznesowe

Zespół doświadczonych ekspertów biznesowych z wieloletnim doświadczeniem w różnych branżach - od startupów po korporacje.

Eksperci biznesowiPraktycy rynkowi