Dokumentacja pracownicza 2025 - nowe zasady prowadzenia akt

Dokumentacja pracownicza 2025 - nowe zasady prowadzenia akt

Nowe przepisy wprowadzają piątą część akt osobowych pracownika oraz szczegółowe zasady dokumentowania kontroli trzeźwości.

ZNB

Zespół Normy Biznesowe

Redakcja Biznesowa

10 min czytania

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w polskich przedsiębiorstwach przeszło znaczące zmiany w 2023 roku, które będą obowiązywać również w 2025 roku. Nowelizacja przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy wprowadziła rewolucyjne zmiany w strukturze akt osobowych pracowników, dodając nową piątą część oraz szczegółowe procedury dokumentowania kontroli trzeźwości i pracy zdalnej. Te zmiany wynikają z praktycznej potrzeby wdrożenia nowych rozwiązań prawnych, które zostały wprowadzone do Kodeksu pracy, ale wymagały doprecyzowania na poziomie przepisów wykonawczych.

Pracodawcy w całej Polsce musieli dostosować swoje systemy dokumentowania do nowych wymogów, co oznaczało reorganizację dotychczasowego sposobu prowadzenia akt osobowych. Zmiany te nie są jedynie formalne - mają realny wpływ na codzienne funkcjonowanie działów kadr i personalnych w przedsiębiorstwach różnej wielkości. Wprowadzenie nowej części E akt osobowych oraz szczegółowych procedur dokumentowania kontroli trzeźwości oznacza konieczność przeszkolenia personelu odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe pracownika składają się obecnie z pięciu części zamiast dotychczasowych czterech. Nowa część E została dedykowana wyłącznie dokumentom związanym z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Ta zmiana obowiązuje od 21 marca 2023 roku i dotyczy wszystkich pracodawców w Polsce

Podstawa prawna wprowadzonych zmian

Zmiany w dokumentacji pracowniczej wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy uchwalonej 1 grudnia 2022 roku, która została opublikowana w Dzienniku Ustaw z 2023 roku pod pozycją 240. Ta nowelizacja wprowdziła dwa kluczowe rozwiązania: możliwość badania stanu trzeźwości pracowników oraz dopuszczalność wykonywania przez pracowników pracy w formie zdalnej. Jednak samo wprowadzenie tych regulacji na poziomie ustawowym okazało się niewystarczające do praktycznej realizacji nowych rozwiązań.

Praktyczne zastosowanie nowych przepisów Kodeksu pracy wymagało szczegółowego określenia procedur dokumentowania, co zostało uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku. Ten akt wykonawczy stanowi nowelizację podstawowego rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, które zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw pod pozycją 2369.

Rozporządzenie nowelizujące weszło w życie etapowo - główne zmiany dotyczące kontroli trzeźwości obowiązują od 21 marca 2023 roku, natomiast przepisy dotyczące dokumentów związanych z pracą zdalną zaczęły obowiązywać od 7 kwietnia 2023 roku. To rozłożenie w czasie pozwoliło pracodawcom na stopniowe dostosowywanie swoich systemów dokumentowania do nowych wymogów.

Pracodawcy mieli obowiązek dostosowania sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości do nowych zasad w terminie 14 dni od wejścia w życie rozporządzenia. Dotyczyło to również dokumentów zgromadzonych przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, które musiały zostać przeklasyfikowane zgodnie z nowymi wymogami

Nowa struktura akt osobowych pracownika

Najważniejszą zmianą wprowadzoną przez nowelizację jest zwiększenie liczby części akt osobowych pracownika z czterech do pięciu. We wprowadzeniu do paragrafu 3 rozporządzenia podstawowego dokonano fundamentalnej korekty, która oznacza, że od 21 marca 2023 roku akta pracownicze obejmują pięć odrębnych części, każda z określonym przeznaczeniem i katalogiem dokumentów.

Nowa piąta część, oznaczona jako część E, została dedykowana wyłącznie dokumentom związanym z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w organizmie zatrudnionego środków działających podobnie do alkoholu. To wyodrębnienie ma kluczowe znaczenie ze względu na szczególny charakter tych dokumentów, które wymagają specjalnego traktowania pod względem ochrony danych osobowych oraz procedur przechowywania.

Struktura nowej części E została szczegółowo uregulowana w przepisach, które określają nie tylko katalog dokumentów podlegających gromadzeniu, ale także sposób ich organizacji i przechowywania. Dokumenty w tej części mają być przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne.

  1. Przygotowanie nowej części E akt osobowych dla każdego pracownika
  2. Przeklasyfikowanie istniejących dokumentów dotyczących kontroli trzeźwości
  3. Wdrożenie nowego systemu numerowania dla wydzielonych części
  4. Utworzenie wykazów dokumentów dla każdej z wydzielonych części
  5. Przeszkolenie personelu odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji
Każda wydzielona część w ramach części E akt osobowych otrzymuje osobny numer - E1, E2, E3 i tak dalej. Każda taka część wymaga prowadzenia w porządku chronologicznym, osobnego numerowania dokumentów oraz utworzenia oddzielnego wykazu dokumentów. To rozwiązanie zapewnia przejrzystość i łatwość zarządzania dokumentacją związaną z różnymi kontrolami

Dokumenty przechowywane w części B akt osobowych

Nowelizacja wprowadza również istotne zmiany w katalogu dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych pracownika. Do tej części dodano dwa nowe rodzaje dokumentów, które mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego dokumentowania nowych procedur wprowadzonych do Kodeksu pracy.

Pierwszy z nowych dokumentów to potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Ten dokument, zgodnie z paragrafem 3 punkt 2 litera f rozporządzenia podstawowego po nowelizacji, musi zawierać informacje o grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą oraz sposobie jej przeprowadzania.

Drugi rodzaj dokumentów to dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, które również mają być przechowywane w części B akt osobowych pracownika. Ta zmiana weszła w życie z dniem 7 kwietnia 2023 roku, co dało pracodawcom dodatkowy czas na przygotowanie się do nowych wymogów dokumentowania pracy zdalnej.

Umieszczenie tych dokumentów w części B akt osobowych ma uzasadnienie merytoryczne - część ta tradycyjnie służy do przechowywania dokumentów związanych z organizacją pracy i warunkami zatrudnienia. Potwierdzenia informowania o kontrolach oraz dokumenty dotyczące pracy zdalnej wpisują się w ten katalog jako elementy regulujące warunki i sposób wykonywania pracy.

Przykładowo, jeśli pracodawca wprowadza kontrolę trzeźwości dla kierowców i operatorów maszyn, musi przygotować odpowiednie potwierdzenie informowania tych grup pracowników o nowych procedurach. Dokument ten powinien zawierać szczegółowe informacje o tym, które stanowiska są objęte kontrolą, w jakich sytuacjach będzie ona przeprowadzana oraz jakie są procedury jej realizacji.

Katalog dokumentów w części E akt osobowych

Nowo utworzona część E akt osobowych pracownika ma ściśle określony katalog dokumentów, który został szczegółowo opisany w paragrafie 3 punkt 5 rozporządzenia. Katalog ten obejmuje wszystkie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, z podziałem na różne rodzaje kontroli i badań.

Pierwszą kategorię stanowią informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę, zgodnie z artykułem 22(1c) paragraf 6 Kodeksu pracy. Te dokumenty obejmują wszystkie informacje związane z wewnętrznymi kontrolami przeprowadzanymi przez pracodawcę w ramach swoich uprawnień i obowiązków.

Drugą kategorię tworzą informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, zgodnie z artykułem 22(1d) paragraf 10 Kodeksu pracy. Ta kategoria dotyczy sytuacji, gdy kontrola jest przeprowadzana przez zewnętrzne organy, takie jak Policja czy Straż Miejska.

Trzecia kategoria obejmuje informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgodnie z artykułami 22(1c) paragraf 6 i 22(1e) paragraf 2 Kodeksu pracy. Te przepisy dotyczą kontroli substancji psychoaktywnych innych niż alkohol.

Czwarta kategoria to informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, zgodnie z artykułami 22(1d) paragraf 10 i 22(1f) paragraf 2 Kodeksu pracy.

Typ kontroliPodmiot przeprowadzającyPodstawa prawnaKategoria dokumentów
Kontrola trzeźwościPracodawcaArt. 22(1c) § 6 kpInformacje wewnętrzne
Badanie trzeźwościOrgan porządku publicznegoArt. 22(1d) § 10 kpInformacje zewnętrzne
Kontrola środków psychoaktywnychPracodawcaArt. 22(1c) § 6 i 22(1e) § 2 kpInformacje wewnętrzne
Badanie środków psychoaktywnychOrgan porządku publicznegoArt. 22(1d) § 10 i 22(1f) § 2 kpInformacje zewnętrzne
Wszystkie dokumenty w części E akt osobowych muszą być przechowywane zgodnie ze szczegółowymi procedurami określonymi w rozporządzeniu. Każdy rodzaj kontroli może wymagać utworzenia osobnej wydzielonej części z własnym numerowaniem i wykazem dokumentów. To zapewnia przejrzystość i ułatwia zarządzanie dokumentacją w przypadku różnych typów kontroli przeprowadzanych w różnym czasie

Szczegółowe zasady prowadzenia części E

Sposób prowadzenia dokumentacji w nowej części E akt osobowych został szczegółowo uregulowany w dodanym ustępie 4 do paragrafu 4 rozporządzenia. Te przepisy wprowadzają precyzyjne wskazówki dotyczące organizacji i zarządzania dokumentami związanymi z kontrolą trzeźwości i badaniem na obecność środków psychoaktywnych.

Podstawową zasadą jest przechowywanie dokumentów w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli. Każda taka wydzielona część otrzymuje kolejny numer - E1, E2, E3 i tak dalej. To rozwiązanie pozwala na logiczne grupowanie dokumentów związanych z konkretnymi kontrolami lub badaniami, co ułatwia zarządzanie dokumentacją i zapewnia jej przejrzystość.

Każda wydzielona część w ramach części E musi być prowadzona zgodnie z ogólnymi zasadami dotyczącymi akt osobowych. Oznacza to konieczność przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, ich numerowania oraz tworzenia wykazu dokumentów. Te wymogi zapewniają spójność z pozostałymi częściami akt osobowych i ułatwiają kontrolę oraz zarządzanie dokumentacją.

Szczególnie istotne są przepisy dotyczące usuwania dokumentów z części E. W przypadku usunięcia z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków psychoaktywnych, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji. Pozostałe wydzielone części otrzymują wtedy następujące po sobie numery, co zapewnia ciągłość numeracji.

  • Każda wydzielona część otrzymuje kolejny numer (E1, E2, E3...)
  • Dokumenty w każdej części są przechowywane chronologicznie
  • Każda część wymaga osobnego numerowania dokumentów
  • Dla każdej części tworzy się oddzielny wykaz dokumentów
  • Przy usuwaniu dokumentów usuwa się całą wydzieloną część
  • Po usunięciu części następuje renumeracja pozostałych części
Procedury usuwania dokumentów z części E są szczególnie ważne ze względu na ochronę danych osobowych pracowników. Usunięcie całej wydzielonej części zamiast pojedynczych dokumentów zapewnia, że nie pozostaną fragmentaryczne informacje, które mogłyby być niepełne lub wprowadzające w błąd. Renumeracja pozostałych części zachowuje logiczną strukturę dokumentacji

Obowiązki pracodawców w zakresie dostosowania dokumentacji

Rozporządzenie nowelizujące zawiera szczegółowe przepisy określające obowiązki pracodawców w zakresie dostosowania istniejącej dokumentacji do nowych wymogów. Te obowiązki mają charakter przejściowy, ale są kluczowe dla zapewnienia ciągłości i zgodności prowadzonej dokumentacji pracowniczej.

Podstawowym obowiązkiem pracodawców było dostosowanie sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu do nowych zasad wynikających z rozporządzenia nowelizującego. Ten obowiązek dotyczył nie tylko nowych dokumentów, ale także tych zgromadzonych przed dniem wejścia w życie nowych przepisów.

Termin na dokonanie tego dostosowania wynosił 14 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego. Oznaczało to, że pracodawcy mieli czas do 4 kwietnia 2023 roku na przeklasyfikowanie i reorganizację istniejących dokumentów zgodnie z nowymi wymogami. Ten stosunkowo krótki termin wymagał od działów kadr szybkiej mobilizacji i efektywnego wdrożenia nowych procedur.

Dostosowanie obejmowało nie tylko fizyczne przeniesienie dokumentów do odpowiednich części akt, ale także wdrożenie nowych systemów numerowania, utworzenie wykazów dokumentów dla nowych części oraz przeszkolenie personelu odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji. Pracodawcy musieli także przygotować procedury dla przyszłego gromadzenia dokumentów zgodnie z nowymi wymogami.

W praktyce oznaczało to, że jeśli pracodawca przed marcem 2023 roku przeprowadzał kontrole trzeźwości pracowników i gromadził związane z tym dokumenty w różnych częściach akt osobowych, musiał je wyodrębnić i przenieść do nowo utworzonej części E, nadając im odpowiednie numery i tworząc wykazy dokumentów.

Obowiązek dostosowania dokumentacji dotyczył wszystkich pracodawców, niezależnie od tego, czy wcześniej przeprowadzali kontrole trzeźwości pracowników. Nawet jeśli pracodawca nie miał dotychczas takich dokumentów, musiał przygotować strukturę części E akt osobowych na wypadek przyszłych kontroli. To zapewnia gotowość systemu dokumentacji na potrzeby ewentualnych przyszłych badań

Wpływ zmian na codzienne funkcjonowanie działów kadr

Wprowadzenie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej ma znaczący wpływ na codzienne funkcjonowanie działów kadr i personalnych w polskich przedsiębiorstwach. Zmiany te wykraczają poza czysto formalne aspekty i wymagają reorganizacji procesów, przeszkolenia personelu oraz często także inwestycji w nowe systemy zarządzania dokumentacją.

Pierwszym wyzwaniem jest konieczność reorganizacji fizycznego lub elektronicznego archiwum akt osobowych pracowników. Dodanie piątej części oznacza potrzebę rozszerzenia systemów przechowywania, czy to w formie tradycyjnych teczek, czy elektronicznych baz danych. Działy kadr musiały przeanalizować swoje dotychczasowe systemy i dostosować je do nowych wymogów strukturalnych.

Szczególnie złożone jest zarządzanie wydzielonymi częściami w ramach części E akt osobowych. System numerowania E1, E2, E3 dla różnych kontroli wymaga precyzyjnego prowadzenia ewidencji i może być źródłem błędów, jeśli nie zostanie właściwie wdrożony. Personel musi być przeszkolony w zakresie zasad przyporządkowywania dokumentów do odpowiednich wydzielonych części.

Nowe obowiązki dokumentacyjne oznaczają także zwiększone ryzyko związane z ochroną danych osobowych. Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i badań na obecność środków psychoaktywnych zawierają szczególnie wrażliwe dane osobowe pracowników, co wymaga wzmocnionych procedur bezpieczeństwa i kontroli dostępu.

Działy kadr muszą także przygotować się na zwiększoną liczbę zapytań i wyjaśnień ze strony pracowników dotyczących nowych procedur. Wprowadzenie kontroli trzeźwości i związanej z nią dokumentacji może budzić obawy pracowników, co wymaga przygotowania przejrzystych informacji i procedur komunikacyjnych.

Praktyczne aspekty wdrożenia nowych przepisów

Wdrożenie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej wymaga od pracodawców systematycznego podejścia i uwzględnienia wielu praktycznych aspektów. Proces ten powinien być poprzedzony dokładną analizą dotychczasowych procedur i przygotowaniem szczegółowego planu implementacji nowych rozwiązań.

Pierwszym krokiem powinno być przeprowadzenie audytu dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w celu zidentyfikowania dokumentów, które wymagają przeklasyfikowania zgodnie z nowymi przepisami. Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumenty związane z kontrolami trzeźwości, które mogły być dotychczas przechowywane w różnych częściach akt osobowych.

Kluczowe znaczenie ma przygotowanie szczegółowych procedur wewnętrznych określających sposób gromadzenia, przechowywania i zarządzania dokumentami w nowej części E akt osobowych. Procedury te powinny uwzględniać specyfikę działalności pracodawcy oraz rodzaje kontroli, które mogą być przeprowadzane w danym przedsiębiorstwie.

Niezbędne jest także przeszkolenie wszystkich osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Szkolenie powinno obejmować nie tylko aspekty techniczne związane z nową strukturą akt, ale także zagadnienia związane z ochroną danych osobowych i procedurami bezpieczeństwa.

Pracodawcy powinni także rozważyć aktualizację swoich systemów informatycznych zarządzania kadrami, aby zapewnić pełną zgodność z nowymi wymogami. Może to wymagać współpracy z dostawcami oprogramowania w celu wprowadzenia niezbędnych modyfikacji.

  1. Przeprowadzenie audytu dotychczasowej dokumentacji
  2. Identyfikacja dokumentów wymagających przeklasyfikowania
  3. Przygotowanie szczegółowych procedur wewnętrznych
  4. Przeszkolenie personelu odpowiedzialnego za dokumentację
  5. Aktualizacja systemów informatycznych
  6. Wdrożenie nowych procedur gromadzenia dokumentów
  7. Monitorowanie zgodności z nowymi wymogami

Najczęstsze pytania

Czy wszystkie przedsiębiorstwa muszą wdrożyć nową strukturę akt osobowych z częścią E?

Tak, wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników muszą dostosować strukturę akt osobowych do nowych przepisów, niezależnie od tego, czy obecnie przeprowadzają kontrole trzeźwości. Nowa struktura z częścią E musi być przygotowana na wypadek przyszłych kontroli, a pracodawcy mieli obowiązek dostosowania dokumentacji w terminie 14 dni od wejścia w życie rozporządzenia.

Jak należy postępować z dokumentami dotyczącymi kontroli trzeźwości zgromadzonymi przed marcem 2023 roku?

Wszystkie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości zgromadzone przed wejściem w życie nowych przepisów musiały zostać przeniesione do nowo utworzonej części E akt osobowych. Dokumenty te należało przeklasyfikować zgodnie z nowymi zasadami, nadać im odpowiednie numery w ramach wydzielonych części i utworzyć dla nich wykazy dokumentów.

Czy dokumenty dotyczące pracy zdalnej również podlegają nowym zasadom przechowywania?

Dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej są przechowywane w części B akt osobowych pracownika, nie w nowej części E. Ta zmiana weszła w życie z dniem 7 kwietnia 2023 roku i dotyczy wszystkich dokumentów związanych z organizacją i wykonywaniem pracy w formie zdalnej przez pracowników.

Jak długo należy przechowywać dokumenty w części E akt osobowych?

Rozporządzenie nie wprowadza odrębnych terminów przechowywania dla dokumentów w części E akt osobowych, dlatego stosuje się ogólne zasady dotyczące przechowywania akt osobowych pracowników określone w przepisach Kodeksu pracy. Dokumenty te podlegają tym samym zasadom archiwizacji co pozostałe części akt osobowych.

Co się dzieje z numeracją wydzielonych części po usunięciu niektórych dokumentów?

Po usunięciu całej wydzielonej części z części E akt osobowych pozostałe wydzielone części otrzymują następujące po sobie numery. Oznacza to, że jeśli usuniemy część E2, to dotychczasowa część E3 stanie się częścią E2, część E4 stanie się częścią E3 i tak dalej, zachowując ciągłość numeracji.

Czy pracodawca może prowadzić część E akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej?

Tak, część E akt osobowych może być prowadzona w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów dotyczących elektronicznego prowadzenia dokumentacji pracowniczej określonych w odpowiednich przepisach. Należy jednak zapewnić odpowiednie zabezpieczenia ze względu na szczególnie wrażliwy charakter danych dotyczących kontroli trzeźwości.

ZNB

Zespół Normy Biznesowe

Redakcja Biznesowa

Normy Biznesowe

Zespół doświadczonych ekspertów biznesowych z wieloletnim doświadczeniem w różnych branżach - od startupów po korporacje.

Eksperci biznesowiPraktycy rynkowi