KSeF w biurze rachunkowym - obowiązki i praktyczne wdrożenie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu biur rachunkowych w Polsce. Od stycznia 2022 roku podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z tego systemu, jednak nadchodzące obowiązkowe wdrożenie wymaga od biur rachunkowych przygotowania się na nowe wyzwania i możliwości. System ten ma na celu nie tylko usprawnienie procesów fakturowania, ale przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego poprzez automatyzację kontroli transakcji.

Biura rachunkowe muszą zrozumieć, że KSeF to nie tylko nowe narzędzie technologiczne, ale kompleksowa zmiana w podejściu do obiegu dokumentów finansowych. Wprowadzenie tego systemu wpływa na wszystkie aspekty współpracy z klientami - od sposobu przekazywania dokumentów, przez procesy księgowe, aż po zarządzanie uprawnieniami dostępu do danych finansowych.

Czym jest KSeF i jak działa system

Krajowy System e-Faktur stanowi platformę rządową umożliwiającą elektroniczny obieg faktur pomiędzy podatnikami. System ten wprowadza nową kategorię dokumentów - faktury ustrukturyzowane, które różnią się od tradycyjnych faktur elektronicznych przede wszystkim sposobem ich przetwarzania i weryfikacji przez administrację podatkową.

Proces korzystania z KSeF obejmuje kilka kluczowych etapów. Przedsiębiorca tworzy fakturę w swoim systemie do fakturowania, następnie wysyła ją do KSeF, gdzie po przetworzeniu uznawana jest za wystawioną fakturę. Nabywca pobiera ze swojego konta w KSeF tę fakturę i może ją zaksięgować w ewidencjach księgowych swojej firmy. Ten proces eliminuje konieczność fizycznego przekazywania dokumentów pomiędzy stronami transakcji.

Faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. Wizualizacja faktury zachowuje jednak wygląd identyczny z dotychczas wystawianymi fakturami papierowymi, co zapewnia płynne przejście dla użytkowników.

Podatnicy mogą od 2022 roku wystawiać faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub przy użyciu programów komercyjnych zintegrowanych z KSeF. Ta elastyczność umożliwia dostosowanie rozwiązania do specyficznych potrzeb różnych typów przedsiębiorstw.

Obowiązki biura rachunkowego w systemie KSeF

Biura rachunkowe w kontekście KSeF pełnią podwójną rolę. Z jednej strony występują jako podatnicy wystawiający faktury za świadczone usługi księgowe, z drugiej strony działają jako podmioty wspierające swoich klientów w procesie obsługi faktur ustrukturyzowanych. Ta dwoistość ról wymaga kompleksowego przygotowania organizacyjnego i technicznego.

Głównym obowiązkiem biura rachunkowego jest zapewnienie, że udostępniany klientom program do fakturowania posiada integrację z KSeF. To wymóg techniczny, który determinuje możliwość świadczenia usług na odpowiednim poziomie po wprowadzeniu obowiązkowego korzystania z systemu. Biura muszą również zapoznać się z zasadami pobierania faktur kosztowych z KSeF, co stanowi kluczowy element usprawnienia obiegu dokumentów.

Praktyczne wdrożenie obsługi KSeF w biurze rachunkowym wymaga także przeglądu i aktualizacji umów z klientami. W umowach o świadczenie usług księgowych należy zawrzeć informacje o sposobie przekazywania faktur kosztowych przez KSeF oraz zobowiązaniach klienta w zakresie nadawania odpowiednich uprawnień.

1. Zapewnienie integracji systemów księgowych z KSeF
2. Przeszkolenie personelu w zakresie obsługi faktur ustrukturyzowanych
3. Aktualizacja umów z klientami o klauzule dotyczące KSeF
4. Wdrożenie procedur pobierania faktur kosztowych z systemu
5. Przygotowanie procesów nadawania uprawnień dla pracowników

Biura rachunkowe muszą również przygotować się na zmiany w procesach kontrolnych. Faktury pobierane z KSeF nie są weryfikowane przez klientów przed trafieniem do systemu księgowego, co wymaga dodatkowej ostrożności i jasnych ustaleń z klientami dotyczących zakresu odpowiedzialności.

Terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF

Harmonogram wprowadzania obowiązkowego korzystania z KSeF przeszedł przez kilka istotnych modyfikacji, co odzwierciedla złożoność tego przedsięwzięcia oraz potrzebę odpowiedniego przygotowania wszystkich uczestników rynku. Początkowo obowiązek fakturowania za pośrednictwem KSeF miał wejść w życie już w 2023 roku, jednak został przesunięty z uwagi na konieczność dopracowania systemu i przygotowania podatników.

Kolejne planowane terminy obejmowały 1 stycznia 2024 roku, następnie 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT oraz 1 stycznia 2025 dla podatników zwolnionych z VAT. Te przesunięcia pokazały, jak istotne jest właściwe przygotowanie infrastruktury technicznej i prawnej dla tak szerokiej zmiany systemowej.

Etapowe wdrażanie systemu pozwala na stopniowe dostosowywanie się różnych grup podatników do nowych wymagań. Największe podmioty, które generują znaczną część obrotów w gospodarce, będą musiały przejść na system jako pierwsze, co pozwoli na przetestowanie rozwiązań w praktyce przed objęciem wszystkich podatników.

Pomimo że korzystanie z KSeF nie jest jeszcze obligatoryjne, podatnicy mogą wystawiać faktury i pobierać faktury z KSeF dobrowolnie. Faktury ustrukturyzowane już obecnie funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i tradycyjnych faktur elektronicznych.

Dobrowolne stosowanie KSeF - praktyczne aspekty

Obecnie podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, co daje możliwość wcześniejszego zapoznania się z systemem i wypracowania optymalnych procedur przed wprowadzeniem obowiązku. Dobrowolne stosowanie KSeF wiąże się jednak z pewnymi wymaganiami, które mają kluczowe znaczenie dla biur rachunkowych obsługujących takich klientów.

Zgodnie z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT nabywca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. To oznacza, że wprowadzenie fakturowania przez KSeF wymaga uzgodnienia pomiędzy wszystkimi stronami transakcji, co może stanowić wyzwanie organizacyjne, szczególnie w przypadku firm współpracujących z wieloma kontrahentami.

Jeżeli klient biura rachunkowego zdecyduje się na dobrowolne korzystanie z KSeF i wyrazi zgodę na przyjmowanie faktur w takiej formie od nabywców, w umowie z biurem rachunkowym warto rozbudować punkt dotyczący sposobu przekazywania faktur kosztowych. Ta zmiana ma fundamentalne znaczenie dla organizacji pracy biura rachunkowego.

W ramach fakturowania poprzez KSeF faktury kosztowe nie muszą być przesyłane do klientów mailowo ani przekazywane w formie papierowej. Faktura może być dostępna wyłącznie na platformie KSeF do importu do systemu księgowego. To rozwiązanie eliminuje wiele problemów związanych z opóźnieniami w dostarczaniu dokumentów oraz ryzykiem ich zagubienia.

• Faktura dostępna wyłącznie na platformie KSeF
• Brak konieczności przesyłania dokumentów mailowo
• Eliminacja ryzyka zagubienia faktur papierowych
• Możliwość automatycznego importu do systemu księgowego
• Ujednolicona struktura dokumentów w formacie XML

Klient biura rachunkowego prowadzący działalność handlową zdecydował się na dobrowolne korzystanie z KSeF od początku 2024 roku. Dzięki temu biuro rachunkowe może pobierać wszystkie faktury kosztowe bezpośrednio z platformy rządowej, co skróciło czas oczekiwania na dokumenty z kilku dni do kilku godzin. Dodatkowo, ujednolicony format XML umożliwił automatyczne wczytywanie danych z faktur, redukując czas potrzebny na ich ręczne wprowadzanie o około 60 procent.

System uprawnień w KSeF dla biur rachunkowych

Aby biuro rachunkowe mogło pobrać fakturę kosztową z KSeF, musi posiadać odpowiednie uprawnienia w tym zakresie. Uprawnienia te może nadać wyłącznie przedsiębiorca, co wymaga świadomej decyzji klienta i odpowiedniej organizacji procesów w biurze rachunkowym. System uprawnień w KSeF jest wielopoziomowy i umożliwia precyzyjne określenie zakresu dostępu dla różnych osób i podmiotów.

Zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT z systemu KSeF może korzystać szeroka grupa podmiotów. Obejmuje ona podatnika, podmioty wskazane przez podatnika, organy egzekucyjne, osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne oraz osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Wśród uprawnień, jakie mogą zostać nadane dla biura rachunkowego, znajdują się kluczowe funkcjonalności niezbędne do efektywnej obsługi klientów. Obejmują one nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF, wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF oraz pobieranie faktur kosztowych z KSeF. Te uprawnienia można łączyć w różnych konfiguracjach w zależności od potrzeb i zakresu współpracy.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie do osoby będącej podatnikiem. Taka osoba nie musi nic zgłaszać i może korzystać z systemu KSeF oraz zarządzać uprawnieniami, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. To uproszczenie proceduralne znacznie ułatwia rozpoczęcie korzystania z systemu dla większych podmiotów gospodarczych.

Procedury nadawania uprawnień

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną oraz organ egzekucyjny w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Ta osoba będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu, co tworzy elastyczną strukturę zarządzania dostępem.

Oznacza to, że w przypadku gdy klientem biura rachunkowego jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna, uprawnienie dla biura rachunkowego należy nadać poprzez zawiadomienie ZAW-FA. Ta procedura wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego i może trwać kilka dni roboczych.

Dostęp do KSeF dla biura rachunkowego z pewnością usprawni obieg dokumentów pomiędzy klientem a biurem, ponieważ nie będzie konieczności dostarczania dokumentów do biura w wersji papierowej lub przesyłania ich w wiadomościach mailowych. To rozwiązanie eliminuje jeden z głównych problemów biur rachunkowych - opóźnienia w otrzymywaniu dokumentów źródłowych.

Obecnie wiele biur narzeka na zbyt późne dostarczanie dokumentów przez klientów. Rozwiązanie oparte na KSeF na pewno będzie powodować, że biura nie będą musiały długo czekać na dokumenty. W umowie o świadczenie usług księgowych warto zawrzeć informację, że klient zobowiązuje się nadać uprawnienia dla wskazanego pracownika lub szefa biura rachunkowego do pobierania faktur kosztowych z KSeF.

1. Identyfikacja typu podatnika klienta
2. Wybór odpowiedniej procedury nadawania uprawnień
3. Przygotowanie niezbędnej dokumentacji
4. Złożenie zawiadomienia ZAW-FA (jeśli wymagane)
5. Weryfikacja poprawności nadanych uprawnień
6. Testowanie dostępu do systemu KSeF

Praktyczne korzyści dla biur rachunkowych

Wdrożenie KSeF niesie ze sobą szereg praktycznych korzyści dla biur rachunkowych, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność ich działania. Dodatkowo w umowie powinna być zawarta klauzula informująca o tym, że biuro rachunkowe będzie pobierać faktury do wskazanego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Dzięki takim zapisom w umowie z klientem biuro nie będzie tracić czasu na czekanie na dokumenty kosztowe.

Biuro może importować faktury nawet w trakcie miesiąca i prowadzić księgowość klienta na bieżąco, a nie dopiero po zakończonym miesiącu, co znacząco usprawni pracę w biurze. Ta zmiana w organizacji pracy może przełożyć się na możliwość obsługi większej liczby klientów przy tym samym nakładzie pracy lub na podniesienie jakości świadczonych usług.

Jeżeli biuro rachunkowe posiada w KSeF uprawnienia do nadawania uprawnień, może tego dokonać bezpośrednio z poziomu systemu i upoważnić pracowników do pobierania faktur i wystawiania faktur. W tym celu należy wypełnić dane pracownika i wybrać uprawnienia, które kierownik biura chce nadać, a następnie dodać uprawnienia w systemie.

W celu importu faktur kosztowych w systemie należy wskazać zakres dat, od którego użytkownik chce zaimportować wydatki. Ten proces może być zautomatyzowany, co dodatkowo redukuje nakład pracy manualnej potrzebnej do obsługi dokumentów finansowych klientów.

• Eliminacja opóźnień w otrzymywaniu dokumentów
• Możliwość prowadzenia księgowości na bieżąco
• Automatyczne wczytywanie danych z faktur XML
• Redukcja pracy manualnej przy księgowaniu
• Ujednolicona struktura wszystkich faktur kosztowych
• Możliwość obsługi większej liczby klientów

Biuro rachunkowe obsługujące 50 klientów zanotowało po wdrożeniu KSeF średnie skrócenie czasu księgowania faktur o 40 procent. Wcześniej księgowi musieli ręcznie przepisywać dane z różnie sformatowanych faktur PDF, teraz system automatycznie wczytuje wszystkie niezbędne informacje z plików XML. Dodatkowo, eliminacja oczekiwania na dokumenty pozwoliła na zamknięcie księgowości klientów średnio o 5 dni wcześniej niż poprzednio.

Wyzwania i ograniczenia systemu KSeF

Mimo licznych korzyści, wprowadzenie systemu KSeF niesie ze sobą również pewne wyzwania i ograniczenia, które biura rachunkowe muszą brać pod uwagę w swojej codziennej pracy. Biorąc powyższe pod uwagę, na pewno biura rachunkowe będą miały łatwiejszą pracę, gdy klienci będą korzystać z KSeF. Jednak w przypadku pobierania faktur z KSeF faktury te nie są weryfikowane przez klientów przed trafieniem do systemu księgowego.

Należy podkreślić, że faktura poza funkcjami czysto fiskalnymi jest bardzo istotnym nośnikiem informacji, na przykład informacji o terminie płatności. Poza tym na fakturze nie znajdują się informacje z załączników i specyfikacji, co przy usługach złożonych jest bardzo ważne dla prawidłowego zrozumienia przedmiotu transakcji.

Aby uniknąć problemów związanych z nieprawidłowym rozliczaniem, klienci będą musieli pilnować, aby faktury kosztowe wystawiane na dane firmowe dotyczyły wyłącznie zakupów związanych z prowadzeniem działalności. To wymaga większej dyscypliny w zarządzaniu zakupami służbowymi i osobistymi, szczególnie w przypadku małych firm, gdzie granica ta może być niewyraźna.

Umowa o usługi księgowe powinna zawierać również klauzulę, w której przedsiębiorca oświadcza, że wszystkie faktury znajdujące się w KSeF dotyczą prowadzonej działalności. Taka klauzula zabezpiecza biuro rachunkowe przed odpowiedzialnością za nieprawidłowe rozliczenia wynikające z księgowania faktur niezwiązanych z działalnością gospodarczą klienta.

Kolejnym wyzwaniem może być konieczność przeszkolenia personelu biur rachunkowych w zakresie obsługi nowych narzędzi i procedur. Zmiana tak fundamentalna jak przejście na faktury ustrukturyzowane wymaga czasu na adaptację i może początkowo wpływać na tempo pracy, dopóki pracownicy nie opanują nowych procesów.

Przygotowanie umów z klientami

Wprowadzenie KSeF wymaga aktualizacji umów o świadczenie usług księgowych w celu uwzględnienia nowych procedur i obowiązków związanych z obsługą faktur ustrukturyzowanych. Umowy powinny precyzyjnie określać zakres odpowiedzialności każdej ze stron oraz procedury związane z nadawaniem uprawnień i pobieraniem dokumentów z systemu.

W umowie warto zawrzeć informację o zobowiązaniu klienta do nadania uprawnień dla wskazanego pracownika lub kierownika biura rachunkowego do pobierania faktur kosztowych z KSeF. Powinien być również określony termin, w jakim klient zobowiązuje się do wykonania tej czynności po podpisaniu umowy lub po wprowadzeniu obowiązkowego korzystania z KSeF.

Dodatkowo w umowie powinna być zawarta klauzula informująca o tym, że biuro rachunkowe będzie pobierać faktury do wskazanego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. To zapewnia przejrzystość w organizacji pracy i pozwala klientowi zrozumieć, w jakim trybie będzie prowadzona jego księgowość po wdrożeniu KSeF.

Istotnym elementem umowy powinno być również oświadczenie przedsiębiorcy, że wszystkie faktury znajdujące się w KSeF dotyczą prowadzonej działalności. Ta klauzula zabezpiecza biuro rachunkowe przed konsekwencjami księgowania faktur niezwiązanych z działalnością gospodarczą, co może mieć istotne skutki podatkowe.

• Zobowiązanie do nadania uprawnień do KSeF
• Określenie terminów pobierania faktur
• Oświadczenie o związku faktur z działalnością
• Procedury weryfikacji dokumentów
• Zasady odpowiedzialności za błędne księgowania
• Warunki rozwiązania umowy w przypadku problemów z KSeF

Długoterminowe perspektywy dla biur rachunkowych

Wprowadzenie systemu KSeF na pewno niesie szereg wyzwań przed biurami rachunkowymi. Należy jednak uznać, że zmiany te wpłyną pozytywnie w dłuższym okresie na pracę biur rachunkowych. Automatyzacja procesów, ujednolicenie formatów dokumentów oraz eliminacja opóźnień w dostarczaniu faktur to korzyści, które przeważają nad początkowymi trudnościami wdrożenia.

Zmiany związane z KSeF są także korzystne, ponieważ wyeliminują sytuacje, w których klient spóźnia się z dostarczeniem dokumentów lub przekazuje do biura niekompletne dokumenty. W momencie, gdy system KSeF stanie się obligatoryjny, takie sytuacje nie będą miały miejsca, co znacznie usprawni organizację pracy w biurach rachunkowych.

Biura rachunkowe, które wcześnie przygotują się do wdrożenia KSeF, mogą uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku. Oferowanie usług związanych z obsługą faktur ustrukturyzowanych oraz doradztwo w zakresie wdrażania KSeF może stać się dodatkowym źródłem przychodów i sposobem na wyróżnienie się na tle konkurencji.

Rozwój technologii związanych z KSeF może również otworzyć nowe możliwości dla biur rachunkowych w zakresie analityki finansowej i doradztwa biznesowego. Dostęp do ustrukturyzowanych danych finansowych w czasie rzeczywistym umożliwi oferowanie bardziej zaawansowanych usług analitycznych i doradczych dla klientów.

Biuro rachunkowe, które jako jedno z pierwszych w regionie wdrożyło pełną obsługę KSeF, odnotowało 30-procentowy wzrost liczby nowych klientów w ciągu roku. Przedsiębiorcy poszukiwali biur przygotowanych na nadchodzące zmiany i oferujących kompleksowe wsparcie w zakresie faktur ustrukturyzowanych. Dodatkowo, biuro mogło zwiększyć marże za swoje usługi o około 15 procent, oferując wartość dodaną w postaci zaawansowanej obsługi KSeF.

Najczęstsze pytania

Tak, biuro rachunkowe musi otrzymać uprawnienia od klienta do pobierania faktur kosztowych z KSeF. Uprawnienia te nadaje przedsiębiorca dla konkretnej osoby, na przykład dla kierownika biura rachunkowego. W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi może być wymagane złożenie zawiadomienia ZAW-FA.

KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (które w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych obrotów), od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów, oraz od 1 stycznia 2027 roku dla podmiotów o małych obrotach (do 10 tysięcy złotych brutto miesięcznie).

Główne korzyści to eliminacja opóźnień w otrzymywaniu dokumentów, możliwość prowadzenia księgowości na bieżąco, automatyczne wczytywanie danych z faktur XML, redukcja pracy manualnej oraz ujednolicona struktura wszystkich faktur kosztowych. To pozwala na obsługę większej liczby klientów przy tym samym nakładzie pracy.

Faktury pobierane z KSeF nie są automatycznie weryfikowane przez klientów, co może prowadzić do problemów z rozliczeniami. Biura rachunkowe powinny zawrze w umowach klauzulę, w której klient oświadcza, że wszystkie faktury w KSeF dotyczą prowadzonej działalności gospodarczej.

Jeżeli biuro rachunkowe posiada uprawnienia do nadawania uprawnień, może tego dokonać bezpośrednio z poziomu systemu. Należy wypełnić dane pracownika, wybrać odpowiednie uprawnienia (pobieranie faktur, wystawianie faktur) i dodać uprawnienia w systemie. Każdy pracownik otrzymuje indywidualne uprawnienia do określonych funkcji.