Procedura SME - zwolnienie z VAT dla zagranicznych firm w UE

Od stycznia 2025 roku przedsiębiorcy z krajów Unii Europejskiej mogą po raz pierwszy skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce, nawet jeśli nie mają tu siedziby działalności. Ta rewolucyjna zmiana wynika z wprowadzenia procedury SME (Small and Medium Enterprises), która wyrównuje szanse między krajowymi a zagranicznymi podatnikami. Do końca 2024 roku unijni przedsiębiorcy z siedzibą poza Polską byli wykluczeni z możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT przysługującego krajowym podatnikom przy nieprzekroczeniu wartości sprzedaży 200 000 złotych.

Procedura SME powstała na podstawie Dyrektywy Rady UE 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 roku, która zmieniła dyrektywę 2006/112/WE dotyczącą wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Nowe regulacje wprowadzają szczególną procedurę dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenie UE nr 904/2010 w zakresie współpracy administracyjnej i wymiany informacji. Procedura pozostaje na razie dobrowolna, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą z niej korzystać.

Warunki zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w Polsce

Zagraniczni przedsiębiorcy z siedzibą działalności w państwach UE innych niż Polska mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113a ustawy o VAT. Zwolnienie dotyczy sprzedaży towarów i świadczenia usług na terytorium Polski, ale wymaga spełnienia określonych warunków prawnych i finansowych.

Podstawowe wymagania dla przedsiębiorców

Aby skorzystać z procedury SME w Polsce, przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

1. Posiadanie siedziby działalności gospodarczej w państwie UE innym niż Polska
2. Nieprzekroczenie limitu 100 000 EUR rocznej sprzedaży na terytorium całej UE
3. Nieprzekroczenie polskiego limitu 200 000 złotych w poprzednim i bieżącym roku podatkowym
4. Brak dokonywania dostaw towarów wyłączonych z możliwości korzystania ze zwolnienia

Podstawowym wymogiem jest posiadanie siedziby działalności gospodarczej w państwie UE innym niż Polska. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może mieć siedziby działalności w Polsce, czyli w kraju, gdzie chce korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME. To fundamentalne rozróżnienie określa, kto może ubiegać się o zwolnienie.

Drugi istotny warunek dotyczy polskiego limitu sprzedaży. Wartość sprzedaży danego podatnika, z wyłączeniem podatku, nie może przekroczyć w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 złotych. Ten limit jest identyczny z tym, który obowiązuje krajowych podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce.

Dodatkowo przedsiębiorca nie może dokonywać na terytorium Polski dostaw towarów ani świadczenia usług wyłączonych z możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT zgodnie z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. Wyłączenia te obejmują określone kategorie towarów i usług, które ze względu na swoją specyfikę nie mogą korzystać ze zwolnienia.

Indywidualne zasady krajowe w procedurze SME

Państwa członkowskie UE mają możliwość ustalania indywidualnych warunków podmiotowego zwolnienia z VAT w ramach procedury SME. Ta elastyczność pozwala każdemu krajowi dostosować zwolnienie do specyfiki swojego systemu podatkowego i gospodarczego.

Kraje UE mogą indywidualnie ustalać krajowy próg wartości sprzedaży, do którego można korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w danym państwie. W Polsce próg ten wynosi 200 000 złotych, ale inne kraje mogą mieć różne limity. Na przykład w niektórych państwach limit może wynosić równowartość 25 000 EUR lub inną kwotę ustaloną przez lokalne władze podatkowe.

Państwa mogą również określać rodzaj towarów, których sprzedaż nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W Polsce wyłączenia obejmują:

• Transgraniczne dostawy nowych środków transportu z jednego państwa członkowskiego do drugiego
• Dostawy detalicznych i hurtowych części oraz akcesoriów do pojazdów silnikowych z wyłączeniem motocykli zgodnie z klasyfikacją PKWiU 45.3
• Motocykle według PKWiU 45.4

Limit obrotu 100 000 EUR na terytorium całej UE

Kluczowym elementem procedury SME jest unijny limit obrotu wynoszący 100 000 EUR, który obejmuje sprzedaż towarów i usług do wszystkich krajów UE łącznie. Ten limit stanowi nadrzędne ograniczenie w stosunku do krajowych limitów poszczególnych państw członkowskich.

Na unijny limit składa się krajowy limit zwolnienia z VAT w Polsce wynoszący 200 000 złotych oraz krajowe limity zwolnienia z VAT w pozostałych państwach UE, do których kierowana jest sprzedaż towarów lub usług korzystająca ze zwolnienia w ramach SME. Oznacza to, że przedsiębiorca musi monitorować swoją sprzedaż do wszystkich krajów UE jednocześnie.

Zgodnie z art. 288 Dyrektywy 2020/285 do rocznego limitu 100 000 EUR zalicza się wartości transakcji sprzedaży z wyłączeniem podatku VAT. Obejmuje to dostawy towarów i świadczenie usług w zakresie, w jakim byłyby opodatkowane, gdyby zostały dokonane przez podatnika nieobjętego zwolnieniem z VAT w ramach procedury SME.

W limicie uwzględnia się także transakcje związane z nieruchomościami i transakcje finansowe zgodnie z art. 135 ust. 1 lit. a-g Dyrektywy, w tym usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, usługi udzielania kredytów i pośrednictwo kredytowe, pośrednictwo, zarządzanie funduszami, dostawy budynków i ich części oraz dzierżawy, chyba że transakcje te mają charakter pomocniczy.

Praktyczne przykłady stosowania limitów

Zastosowanie limitów w praktyce można najlepiej zrozumieć przez konkretne przykłady przedsiębiorców z różnych krajów UE. Sytuacje te pokazują, jak działa mechanizm kontroli zarówno krajowych limitów, jak i nadrzędnego limitu unijnego.

Przykład 1: Przedsiębiorca z Niemiec

Niemiecki przedsiębiorca w okresie styczeń-marzec 2025 osiągnął:

• Sprzedaż do Polski: 150 000 PLN (około 35 869 EUR)
• Sprzedaż do innych krajów UE: 70 000 EUR
• Łączna sprzedaż UE: 105 869 EUR

Konsekwencja: Przekroczenie limitu unijnego 100 000 EUR skutkuje utratą zwolnienia we wszystkich krajach UE do końca 2025 roku.

Pierwszy przykład dotyczy unijnego przedsiębiorcy z siedzibą działalności w Niemczech, który w okresie od stycznia do marca 2025 roku uzyskał sprzedaż do Polski w kwocie 150 000 złotych, co stanowi około 35 869 EUR. Dodatkowo osiągnął łączną sprzedaż do trzech innych państw UE w kwocie 70 000 EUR, przy czym w żadnym z tych krajów nie przekroczył krajowego limitu zwolnienia z VAT.

W tej sytuacji przedsiębiorca przekroczył roczny limit zwolnienia z VAT w ramach procedury SME wynoszący 100 000 EUR (35 869 + 70 000 = 105 869 EUR). Konsekwencją jest utrata możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT w odniesieniu do sprzedaży w całej UE do końca 2025 roku, pomimo nieprzekroczenia krajowych limitów w poszczególnych państwach.

Przykład 2: Przedsiębiorca z Czech

Czeski przedsiębiorca osiągnął:

• Sprzedaż do Polski: 100 000 PLN (około 23 913 EUR)
• Sprzedaż do Niemiec: 40 000 EUR (limit niemiecki: 25 000 EUR)
• Łączna sprzedaż UE: 63 913 EUR

Konsekwencja: Utrata zwolnienia tylko w Niemczech z powodu przekroczenia krajowego limitu. Możliwość dalszej sprzedaży ze zwolnieniem w Polsce i innych krajach UE.

Konsekwencją w drugim przykładzie jest utrata zwolnienia z VAT tylko w Niemczech, gdzie przekroczono krajowy limit. Przedsiębiorca może nadal sprzedawać ze zwolnieniem z VAT w ramach SME do Polski i innych krajów UE stosujących procedurę SME, pod warunkiem nieprzekroczenia tamtejszych krajowych limitów.

Procedura rejestracji i uzyskania numeru identyfikacyjnego

Przed skorzystaniem ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w Polsce, unijny przedsiębiorca niemający siedziby działalności w Polsce musi wypełnić określone obowiązki administracyjne. Procedura rejestracyjna jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania systemu i kontroli nad stosowaniem zwolnień.

Kroki rejestracji w procedurze SME

1. Powiadomienie kraju siedziby - Złożenie wniosku o skorzystanie z procedury SME w administracji podatkowej kraju UE, gdzie przedsiębiorca ma siedzibę działalności
2. Uzyskanie numeru EX - Otrzymanie indywidualnego numeru identyfikacyjnego zawierającego kod EX na potrzeby procedury SME
3. Weryfikacja warunków - Sprawdzenie przez administrację podatkową spełnienia wszystkich wymaganych warunków
4. Potwierdzenie uprawnień - Otrzymanie oficjalnego potwierdzenia możliwości korzystania ze zwolnienia w Polsce
5. Rozpoczęcie działalności - Możliwość prowadzenia sprzedaży ze zwolnieniem z VAT od określonego dnia

Pierwszym krokiem jest powiadomienie swojego kraju UE siedziby działalności o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w Polsce. Powiadomienie to należy złożyć w odpowiednim terminie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego ze względu na państwo UE siedziby działalności przedsiębiorcy.

Równocześnie przedsiębiorca musi uzyskać w swoim kraju UE indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia w ramach SME na terytorium Polski. Ten specjalny numer identyfikacyjny służy do identyfikacji przedsiębiorców korzystających z procedury SME i umożliwia kontrolę prawidłowości stosowania zwolnień.

Zwolnienie z VAT w ramach SME w Polsce przysługuje unijnemu przedsiębiorcy od konkretnego dnia określonego przez administrację podatkową kraju siedziby. Może to być dzień, w którym państwo UE poinformuje przedsiębiorcę o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX lub potwierdzi już istniejący numer, jeśli został nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium innego państwa UE.

Obowiązki w zakresie fakturowania i ewidencji

Przedsiębiorcy zagraniczni korzystający z procedury SME w Polsce mają określone obowiązki i uprawnienia w zakresie wystawiania faktur oraz prowadzenia ewidencji sprzedaży. Regulacje te różnią się od standardowych obowiązków krajowych podatników VAT.

Na mocy art. 106b ust. 2 ustawy o VAT unijny przedsiębiorca z siedzibą działalności w innym kraju UE nie ma obowiązku wystawiania faktury sprzedaży w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT w ramach stosowania procedury SME. To znaczące uproszczenie administracyjne, które zmniejsza obciążenia biurokratyczne zagranicznych przedsiębiorców.

Przypadki wymagające wystawienia faktury

Istnieją jednak szczególne okoliczności, w których faktura musi zostać wystawiona:

• Na żądanie nabywcy towaru lub usługi zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy
• Dobrowolnie przez przedsiębiorcę dla własnych potrzeb ewidencyjnych
• W przypadku transakcji przekraczających określoną wartość (zgodnie z krajowymi regulacjami)
• Przy sprzedaży do innych podatników VAT wymagających dokumentacji

Unijny przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną z VAT w ramach SME dokonaną w Polsce na żądanie nabywcy towaru lub usługi. Żądanie to musi zostać zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę lub otrzymano całość lub część zapłaty.

Zgodnie z art. 109 ust. 1 oraz 3 ustawy o VAT podatnicy z siedzibą działalności w innym kraju UE korzystający ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży. Ewidencja musi być prowadzona za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Służy to ustaleniu wartości sprzedaży dla porównania z limitem zwolnienia wynoszącym 100 000 EUR.

Sprawozdawczość kwartalna zamiast deklaracji VAT

System sprawozdawczości dla zagranicznych przedsiębiorców korzystających z procedury SME różni się znacząco od standardowych obowiązków krajowych podatników VAT. Wprowadzono uproszczone rozwiązania, które mają ułatwić funkcjonowanie systemu przy zachowaniu niezbędnej kontroli podatkowej.

Unijni przedsiębiorcy z siedzibą działalności w kraju UE innym niż Polska, korzystający ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, nie mają obowiązku składania kwartalnych deklaracji VAT uwzględniających sprzedaż objętą zwolnieniem. To znaczące uproszczenie eliminuje potrzeb znajomości polskiego systemu deklaracji VAT i zmniejsza obciążenia administracyjne.

W zamian za zwolnienie z obowiązku składania deklaracji VAT, polski ustawodawca ustanowił wymóg składania pojedynczych, kwartalnych sprawozdań. Te sprawozdania unijni przedsiębiorcy składają w państwie UE, gdzie mają siedzibę swojej firmy, co jest znacznie wygodniejsze niż konieczność składania dokumentów w każdym kraju, gdzie prowadzą sprzedaż.

Rezygnacja ze zwolnienia i okresy przejściowe

Przedsiębiorcy korzystający z procedury SME mają możliwość rezygnacji ze zwolnienia z VAT w Polsce, ale proces ten podlega określonym procedurom i terminom. Rezygnacja może być konieczna z różnych powodów biznesowych lub może wynikać z przekroczenia limitów sprzedaży.

Procedura rezygnacji ze zwolnienia SME

1. Poinformowanie kraju siedziby - Złożenie oficjalnego powiadomienia o rezygnacji w administracji podatkowej kraju UE siedziby
2. Ustalenie daty końcowej - Określenie momentu utraty zwolnienia w zależności od terminu złożenia rezygnacji
3. Przygotowanie do opodatkowania - Dostosowanie systemów księgowych do rozliczania VAT według standardowych zasad
4. Rejestracja jako podatnik VAT - Jeśli planowana jest kontynuacja działalności, konieczna może być rejestracja VAT w Polsce

Jeżeli unijny przedsiębiorca zdecyduje o rezygnacji ze zwolnienia z VAT w Polsce, musi poinformować o tym fakcie państwo UE, na którego terytorium ma siedzibę działalności. Informacja ta musi zostać przekazana w odpowiednim terminie, aby umożliwić prawidłowe przetworzenie rezygnacji przez administracje podatkowe.

Moment utraty zwolnienia zależy od tego, w którym miesiącu kwartału przedsiębiorca poinformował o rezygnacji. W przypadku poinformowania w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, zwolnienie traci moc od pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym nastąpiło poinformowanie o rezygnacji.

W przypadku przekroczenia limitu wartości sprzedaży 200 000 złotych w Polsce lub rocznego obrotu 100 000 EUR na terytorium całej UE, zwolnienie traci moc automatycznie. Utrata następuje począwszy od czynności, którą przekroczono jedną z tych kwot, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpiło wcześniej.

Przeliczenia walutowe i kursy wymiany

Procedura SME wymaga stosowania zarówno złotych polskich, jak i euro, co powoduje konieczność dokonywania przeliczeń walutowych według określonych zasad. Prawidłowe przeliczenia są kluczowe dla przestrzegania limitów i unikania niezamierzonych naruszeń.

Przeliczenia na złote wartości limitu 100 000 EUR należy dokonać według kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny (EBC) w pierwszym dniu roku. W przypadku gdy w pierwszym dniu roku kurs wymiany nie został opublikowany przez EBC, stosuje się kurs wymiany z następnego dnia, w którym został opublikowany.

Ta zasada zapewnia jednolitość przeliczeń w całym roku podatkowym i eliminuje wahania wynikające ze zmian kursów walutowych w ciągu roku. Przedsiębiorcy mogą zatem na początku roku ustalić dokładne limity w złotych i prowadzić ewidencję bez konieczności codziennego monitorowania kursów walut.

Wyłączenia z procedury SME

Nie wszystkie rodzaje działalności gospodarczej mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME. Polska, podobnie jak inne kraje UE, ustaliła katalog wyłączeń, które ze względu na swoją specyfikę ekonomiczną lub podatkową nie mogą być objęte zwolnieniem.

Kategorie wyłączone z procedury SME

Następujące rodzaje działalności nie mogą korzystać ze zwolnienia w ramach SME:

• Transgraniczne dostawy nowych środków transportu między państwami UE
• Sprzedaż części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (PKWiU 45.3)
• Handel motocyklami (PKWiU 45.4)
• Określone usługi finansowe i ubezpieczeniowe
• Transakcje z nieruchomościami w niektórych przypadkach

Podstawowe wyłączenia obejmują transgraniczne dostawy nowych środków transportu z jednego państwa członkowskiego do drugiego. Te transakcje podlegają szczególnym regulacjom VAT związanym z mobilnością środków transportu w ramach jednolitego rynku europejskiego i wymagają standardowego opodatkowania.

Wyłączone są również dostawy detalicznych i hurtowych części oraz akcesoriów do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli, zgodnie z klasyfikacją PKWiU 45.3. Podobnie wyłączeniu podlegają dostawy motocykli klasyfikowanych jako PKWiU 45.4. Te ograniczenia wynikają ze specyfiki branży motoryzacyjnej i potrzeby zachowania kontroli podatkowej nad tym sektorem.

Współpraca administracyjna i wymiana informacji

Procedura SME funkcjonuje w oparciu o rozbudowany system współpracy administracyjnej między państwami członkowskimi UE. System ten jest niezbędny dla prawidłowego monitorowania stosowania zwolnień i zapobiegania nadużyciom podatkowym.

Administracje podatkowe krajów UE wymieniają informacje o przedsiębiorcach korzystających z procedury SME, ich obrotach, przekroczeniach limitów i innych istotnych zdarzeniach podatkowych. Ta wymiana informacji odbywa się w czasie rzeczywistym lub w regularnych odstępach czasowych, co umożliwia skuteczną kontrolę przestrzegania przepisów.

Przykład współpracy administracyjnej:

Niemiecki przedsiębiorca złożył wniosek o procedurę SME w urzędzie skarbowym w Berlinie. Urząd niemiecki automatycznie przekazuje informacje do polskiej administracji podatkowej o:

• Dacie rozpoczęcia korzystania ze zwolnienia
• Numerze identyfikacyjnym EX
• Planowanej wartości sprzedaży do Polski
• Ewentualnych zmianach w działalności

Dzięki temu polska administracja ma pełną wiedzę o zagranicznych przedsiębiorcach korzystających z procedury SME na polskim rynku.

System współpracy obejmuje również wzajemne uznawanie decyzji administracyjnych dotyczących procedury SME. Oznacza to, że decyzja o przyznaniu lub odebraniu prawa do korzystania ze zwolnienia w jednym kraju UE może mieć wpływ na możliwość korzystania ze zwolnienia w innych państwach członkowskich.

Przedsiębiorcy korzystający z procedury SME muszą być świadomi, że ich działalność podlega monitorowaniu przez administracje podatkowe wszystkich krajów UE, gdzie prowadzą sprzedaż. Wszelkie nieprawidłowości lub naruszenia mogą zostać szybko wykryte i skutkować sankcjami podatkowymi.

Najczęstsze pytania

Nie, aktualnie nie wszystkie państwa UE przystąpiły do wdrożenia procedury zwolnienia z VAT w ramach SME. W niektórych krajach UE procedura SME nie występuje, co oznacza, że kierując sprzedaż do tych krajów, nie można korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME. Przed rozpoczęciem działalności należy sprawdzić na stronach Komisji Europejskiej, które kraje stosują procedurę SME.

Główny limit obrotu w procedurze SME wynosi 100 000 EUR rocznie i obejmuje całkowitą wartość sprzedaży do wszystkich krajów UE łącznie. Dodatkowo obowiązują krajowe limity poszczególnych państw - w Polsce wynosi on 200 000 złotych. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów skutkuje utratą prawa do zwolnienia.

Nie, unijni przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w Polsce nie mają obowiązku składania kwartalnych deklaracji VAT. Zamiast tego składają kwartalne sprawozdania w państwie UE, gdzie mają siedzibę działalności. To znaczące uproszczenie administracyjne dla zagranicznych przedsiębiorców.

Unijny przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktury przy sprzedaży zwolnionej z VAT w ramach SME, ale musi ją wystawić na żądanie nabywcy. Żądanie musi zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Przedsiębiorca może również dobrowolnie wystawiać faktury.

Po przekroczeniu limitu 200 000 złotych w Polsce lub 100 000 EUR w całej UE, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono limit. W Polsce nie ma okresu przejściowego, więc utrata zwolnienia następuje natychmiast. Przedsiębiorca musi wtedy zarejestrować się jako podatnik VAT i rozliczać podatek według standardowych zasad.

Tak, przedsiębiorca może ponownie skorzystać z procedury SME w kolejnym roku podatkowym, jeśli spełni wszystkie wymagane warunki, w tym nieprzekroczenie limitów sprzedaży. Musi jednak ponownie przejść przez proces rejestracji i uzyskać potwierdzenie od administracji podatkowej kraju siedziby.

Aktualna lista krajów UE stosujących procedurę SME jest dostępna na oficjalnej stronie Komisji Europejskiej w sekcji dotyczącej podatków. Lista jest regularnie aktualizowana, ponieważ kolejne państwa członkowskie sukcesywnie wdrażają procedurę SME do swojego prawa krajowego.