Nierzetelne wystawienie faktury w KSeF - konsekwencje

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur stanowi rewolucyjną zmianę w sposobie dokumentowania transakcji handlowych w Polsce. Wraz z nadchodzącymi zmianami przedsiębiorcy muszą przygotować się na nowe wyzwania związane z prawidłowym wystawianiem faktur elektronicznych. Szczególną uwagę należy zwrócić na zagadnienie nierzetelnego wystawienia faktury, które może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi.

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do rzetelnego dokumentowania wszystkich transakcji sprzedażowych. W praktyce jednak zdarzają si sytuacje, w których faktury są wystawiane nieprawidłowo - czy to z powodu zwykłej pomyłki, błędu w systemie, czy też świadomego działania mającego na celu uniknięcie zobowiązań podatkowych. Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad dotyczących odpowiedzialności za nierzetelne wystawienie faktury, ale wprowadza dodatkowe wymogi techniczne, których naruszenie będzie skutkować nowymi sankcjami.

Czym jest nierzetelne wystawienie faktury

Nierzetelne wystawienie faktury stanowi jedno z najpoważniejszych naruszeń obowiązków podatkowych, które może popełnić przedsiębiorca. Aby w pełni zrozumieć to zagadnienie, należy rozróżnić między nierzetelnym a wadliwym wystawieniem faktury, ponieważ każde z tych naruszeń podlega różnym sankcjom przewidzianym w Kodeksie karnym skarbowym.

Nierzetelne wystawienie faktury oznacza sytuację, w której dokument został utworzony niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Najczęstszymi przykładami takiego postępowania są faktury fikcyjne lub puste, które dokumentują zdarzenia gospodarcze, które w rzeczywistości nigdy nie miały miejsca. Tego typu dokumenty są często wykorzystywane w celu sztucznego zwiększenia kosztów uzyskania przychodów lub odliczenia nienależnego podatku VAT.

Przykład nierzetelnego wystawienia faktury:

Firma ABC wystawia fakturę na usługi konsultingowe w wysokości 50 000 zł dla powiązanej spółki XYZ. W rzeczywistości żadne usługi konsultingowe nie zostały wykonane - celem było jedynie przerzucenie środków między podmiotami w celu optymalizacji podatkowej. Taka faktura stanowi klasyczny przykład dokumentu fikcyjnego i może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Innym wariantem nierzetelnego wystawienia faktury jest sytuacja, w której transakcja rzeczywiście miała miejsce, ale została udokumentowana w sposób nieprawdziwy. Może to dotyczyć błędnego wskazania ilości sprzedanych towarów, ich wartości, rodzaju świadczenia lub innych istotnych elementów transakcji. Nawet pozornie niewielkie rozbieżności między stanem faktycznym a treścią faktury mogą zostać uznane za nierzetelne wystawienie.

Praktycznym przykładem nierzetelnego wystawienia faktury może być sytuacja, w której przedsiębiorca sprzedał 15 sztuk towaru, ale wystawił fakturę dokumentującą sprzedaż tylko 10 sztuk. Mimo że transakcja rzeczywiście miała miejsce, dokument nie odzwierciedla rzeczywistego zakresu świadczenia, co czyni go nierzetelnym. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien niezwłocznie wystawić fakturę korygującą i wykazać rzeczywistą wartość oraz liczbę sprzedanych towarów.

Kolejnym przykładem może być sytuacja, w której przedsiębiorca wystawia fakturę na usługi konsultingowe, które w rzeczywistości nie zostały wykonane, a celem takiego działania jest jedynie przerzucenie środków pieniężnych między podmiotami powiązanymi w celu optymalizacji podatkowej. Takie postępowanie stanowi klasyczny przykład faktury fikcyjnej i może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Różnica między nierzetelnym a wadliwym wystawieniem faktury

Rozróżnienie między nierzetelnym a wadliwym wystawieniem faktury ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia stosowanych sankcji. Podczas gdy nierzetelne wystawienie dotyczy niezgodności z rzeczywistością, wadliwe wystawienie odnosi się do naruszeń formalnych przepisów prawa.

Wadliwe wystawienie faktury oznacza sytuację, w której dokument został utworzony niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Wadliwość może wynikać z niezgodności z krajowymi przepisami podatkowymi lub z naruszeniem wymagań wynikających z dyrektyw Unii Europejskiej. Najczęstszymi przyczynami wadliwego wystawienia faktury są brakujące elementy obowiązkowe, nieprawidłowy format danych lub zastosowanie niewłaściwych stawek podatkowych.

Typowym przykładem wadliwego wystawienia faktury jest pominięcie obowiązkowej adnotacji o stosowaniu metody kasowej, mimo że przedsiębiorca dokonał zgłoszenia do jej stosowania. W takiej sytuacji faktura zawiera wszystkie prawidłowe dane merytoryczne, ale brakuje jej wymaganego elementu formalnego. Rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej dane formalne z dodaniem brakującej adnotacji.

Inne przykłady wadliwego wystawienia faktury obejmują:

• Brak numeru identyfikacji podatkowej nabywcy w transakcjach B2B
• Nieprawidłowe wskazanie stawki podatku VAT
• Brak daty sprzedaży lub daty wystawienia faktury
• Nieprawidłowy format numeru faktury
• Brak podpisu osoby upoważnionej w przypadku faktur papierowych

Istotne jest również to, że jedna faktura może jednocześnie być nierzetelna i wadliwa. Na przykład, jeśli przedsiębiorca wystawia fakturę fikcyjną, która dodatkowo nie zawiera wszystkich wymaganych elementów formalnych, dokument ten będzie podlegał sankcjom z obu tytułów.

Konsekwencje prawne nierzetelnego wystawienia faktury

Kodeks karny skarbowy przewiduje surowe sankcje za różne formy nieprawidłowego wystawiania faktur. Wysokość kar zależy od charakteru naruszenia oraz okoliczności jego popełnienia. Znajomość tych przepisów jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy, który chce uniknąć poważnych konsekwencji finansowych i prawnych.

Zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, przedsiębiorca który wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Ta relatywnie łagodna sankcja dotyczy sytuacji, w których naruszenie ma charakter formalny i nie prowadzi do uszczuplenia podatku.

Znacznie surowsze kary przewidziane są za nierzetelne wystawienie faktury. Zgodnie z art. 62 § 2 kks, przedsiębiorca który fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie. Ta surowa sankcja odzwierciedla wagę, jaką ustawodawca przywiązuje do rzetelności dokumentacji gospodarczej.

Ustawodawca wprowadził również szczególne regulacje dotyczące nierzetelnego wystawienia faktur o małej wartości. Zgodnie z art. 62 § 2a kks, jeśli kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości, sprawca podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie. Warto zauważyć, że w tym przypadku kara pozbawienia wolności nie musi być nie krótsza od roku.

Wysokość konkretnej grzywny zależy od indywidualnej sytuacji sprawcy. Organ podatkowy ustala stawkę dzienną w granicach od 155,53 zł do 62 212 zł, biorąc pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. W praktyce oznacza to, że maksymalna grzywna za nierzetelne wystawienie faktury może wynosić nawet kilkadziesiąt milionów złotych.

Praktyczny przykład kalkulacji kary:

Przedsiębiorca, który nie wystawił faktury sprzedaży i został ukarany 180 stawkami dziennymi w wymiarze minimalnym, będzie musiał zapłacić grzywnę w wysokości 27 995,40 zł (180 x 155,53 zł). Jeśli jednak organ uzna, że naruszenie miało charakter nierzetelny, grzywna może wzrosnąć nawet do 111 981,60 zł (720 x 155,53 zł) przy zastosowaniu stawki minimalnej.

Znaczenie umyślności w kontekście odpowiedzialności karnej

Kluczowym elementem odpowiedzialności karnej za nierzetelne wystawienie faktury jest wymóg umyślności działania sprawcy. Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność tylko za czyny popełnione umyślnie, zarówno w zamiarze bezpośrednim, jak i ewentualnym. To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie dla oceny odpowiedzialności przedsiębiorcy.

Umyślność w zamiarze bezpośrednim oznacza sytuację, w której sprawca chce popełnić czyn zabroniony i przewiduje możliwość jego popełnienia. W kontekście nierzetelnego wystawienia faktury może to dotyczyć świadomego dokumentowania nieistniejących transakcji w celu uzyskania nienależnych odliczeń podatkowych. Sprawca w pełni zdaje sobie sprawę z konsekwencji swojego działania i akceptuje je.

Umyślność w zamiarze ewentualnym występuje wtedy, gdy sprawca przewiduje możliwość popełnienia czynu zabronionego i godzi się na to. Przykładem może być sytuacja, w której przedsiębiorca podejrzewa, że wystawiana przez niego faktura może być nierzetelna, ale mimo to decyduje się na jej wystawienie, godząc się na ewentualne negatywne konsekwencje.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 5 kwietnia 2018 roku, o sygn. akt II AKa 273/17, przepisy Kodeksu karnego skarbowego stosuje się tylko wtedy, gdy sprawca obejmował świadomością i wolą wszystkie elementy strony przedmiotowej czynu zabronionego. Oznacza to, że niezawiniona pomyłka lub błąd techniczny nie może stanowić podstawy odpowiedzialności karnej.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który wystawił wadliwą fakturę na skutek niezawinionego błędu czy pomyłki, nie poniesie odpowiedzialności karnej. Przykładem może być sytuacja, w której w wyniku awarii systemu informatycznego faktura została wystawiona z błędną datą lub kwotą, a przedsiębiorca nie miał świadomości tego błędu.

Szczególnie istotne jest rozróżnienie między działaniem mającym na celu uniknięcie lub zmniejszenie podatku a działaniem fingującym powstanie obowiązku podatkowego. Zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z 25 lutego 2014 roku, o sygn. IV kk 426/13, wystawienie nierzetelnej faktury realizuje znamiona art. 62 § 2 kks, gdy chodzi o uniknięcie lub zmniejszenie podatku. Jeśli jednak działanie pozoruje powstanie obowiązku podatkowego, może to wyczerpywać znamiona art. 271 § 1 Kodeksu karnego.

Czynny żal jako sposób uniknięcia odpowiedzialności

Ustawodawca przewiduje możliwość uniknięcia negatywnych konsekwencji poprzez instytucję czynnego żalu. Jest to szczególnie istotne w sytuacjach, gdy przedsiębiorca nieumyślnie wystawił fakturę nierzetelnie, ale jego działanie naraziło podatek na uszczuplenie. Czynny żal stanowi formę samodenuncjacji, która może prowadzić do umorzenia postępowania lub znacznego złagodzenia kary.

Aby skorzystać z instytucji czynnego żalu, przedsiębiorca musi spełnić kilka warunków:

1. Zawiadomić właściwy organ o popełnieniu czynu zabronionego
2. Ujawnić wszystkie istotne okoliczności czynu
3. Naprawić szkodę lub wyrównać uszczuplenie podatkowe
4. Współpracować z organami w toku postępowania
5. Złożyć zawiadomienie przed wszczęciem postępowania lub na jego wczesnym etapie

Praktyczne zastosowanie czynnego żalu wymaga szybkiego działania po wykryciu błędu. Przedsiębiorca powinien niezwłocznie wystawić fakturę korygującą, dopłacić ewentualny podatek wraz z odsetkami i złożyć odpowiednie zawiadomienie do właściwego organu podatkowego. Ważne jest również udokumentowanie wszystkich podjętych działań naprawczych.

Korzyści płynące z zastosowania czynnego żalu są znaczące. W przypadku spełnienia wszystkich warunków organ może umorzyć postępowanie karne skarbowe lub zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary. Nawet jeśli postępowanie nie zostanie umorzone, czynny żal stanowi okoliczność łagodzącą, która może wpłynąć na wysokość wymierzonej kary.

Warto jednak pamiętać, że czynny żal nie jest automatycznym sposobem na uniknięcie odpowiedzialności. Organ podatkowy ocenia każdą sprawę indywidualnie, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności czynu, w tym jego wagę, rozmiar szkody i dotychczasową postawę sprawcy.

Nowe regulacje KSeF i dodatkowe kary pieniężne

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur przyniesie nie tylko zmiany technologiczne, ale również nowe rodzaje sankcji za nieprzestrzeganie wymogów związanych z elektronicznym wystawianiem faktur. Zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT, który wejdzie w życie z dniem 1 sierpnia 2026 roku, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć dodatkowe kary pieniężne za określone naruszenia.

Nowe kary pieniężne będą nakładane w następujących sytuacjach:

• Niewystawienie faktury przy użyciu KSeF pomimo takiego obowiązku
• Wystawienie faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem w okresie awarii KSeF
• Nieprzesłanie faktury do KSeF w wymaganym terminie
• Inne naruszenia procedur związanych z funkcjonowaniem systemu

Wysokość kary pieniężnej może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze. W przypadku faktur, które nie mają wykazanego podatku, naczelnik może nałożyć karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Te surowe sankcje mają zapewnić przestrzeganie nowych wymogów technicznych.

Nałożoną karę pieniężną należy uregulować bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary. Tak krótki termin płatności podkreśla wagę, jaką ustawodawca przywiązuje do terminowego wywiązywania się z nowych obowiązków.

Istotnym ograniczeniem jest to, że kara pieniężna nie będzie nakładana na podatnika będącego osobą fizyczną, który za ten sam czyn będzie ponosił odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. Oznacza to, że nowe kary mają charakter uzupełniający, a nie alternatywny wobec dotychczasowych sankcji.

Praktyczne znaczenie nowych kar będzie szczególnie odczuwalne przez przedsiębiorców, którzy nie dostosują swoich systemów informatycznych do wymogów KSeF. Nawet pozornie drobne naruszenia, takie jak opóźnienie w przesłaniu faktury do systemu, mogą skutkować znaczącymi karami finansowymi.

Praktyczne aspekty funkcjonowania KSeF

Krajowy System e-Faktur wprowadza fundamentalne zmiany w sposobie dokumentowania transakcji handlowych. Najważniejszą zmianą jest to, że faktura będzie uznawana za wystawioną dopiero w momencie nadania jej numeru w ramach KSeF, czyli po wysłaniu na serwer rządowy. Ta pozornie techniczna zmiana ma daleko idące konsekwencje prawne i praktyczne.

Po wejściu w życie obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF, faktury wypisane ręcznie lub utworzone wyłącznie w systemie księgowym, ale niewysłane do KSeF, nie będą uznawane za wystawione. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych wymogów, mogą zostać uznani za niewystawiających faktur w ogóle, co skutkuje odpowiedzialnością z art. 62 § 1 kks.

System KSeF będzie wymagał od przedsiębiorców dostosowania procesów biznesowych i systemów informatycznych. Faktury będą musiały być przesyłane w określonym formacie XML, zgodnie z udostępnionym wzorem. Każda faktura będzie musiała przejść przez weryfikację systemową przed nadaniem numeru identyfikacyjnego.

Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad odpowiedzialności za nierzetelne wystawienie faktury. Wszystkie dotychczasowe przepisy Kodeksu karnego skarbowego pozostają w mocy. Oznacza to, że przedsiębiorcy nadal będą ponosić odpowiedzialność za wystawianie faktur fikcyjnych, pustych lub niezgodnych z rzeczywistością, niezależnie od tego, czy faktury te zostaną prawidłowo przesłane do KSeF.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje awaryjne. Ustawodawca przewiduje możliwość wystawienia faktur niezgodnie z udostępnionym wzorem w okresie trwania awarii KSeF lub gdy podatnik nie ma moliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF. Jednak nawet w takich sytuacjach obowiązują surowe terminy na przesłanie faktury do systemu po ustąpieniu przeszkód.

System będzie również wymagał od przedsiębiorców większej precyzji w wprowadzaniu danych. Automatyczna weryfikacja może wykryć błędy, które wcześniej pozostawały niezauważone. Z jednej strony może to pomóc w uniknięciu nieumyślnych błędów, z drugiej strony może prowadzić do sytuacji, w których faktury będą odrzucane przez system z powodu drobnych nieprawidłowości formalnych.

Przygotowanie przedsiębiorstwa do nowych wymogów

Skuteczne przygotowanie do wprowadzenia obowiązkowego KSeF wymaga kompleksowego podejścia obejmującego aspekty techniczne, organizacyjne i prawne. Przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów związanych z dostosowaniem się do nowych wymogów.

Pierwszym krokiem powinno być przeprowadzenie audytu obecnych procesów związanych z wystawianiem faktur. Należy zidentyfikować wszystkie miejsca w organizacji, gdzie wystawiane są faktury, oraz osoby odpowiedzialne za ten proces. Szczególną uwagę należy zwrócić na faktury wystawiane przez różne działy lub oddziały przedsiębiorstwa.

Kolejnym etapem jest wybór odpowiedniego rozwiązania technicznego. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z bezpłatnego portalu KSeF udostępnianego przez Ministerstwo Finansów lub zintegrować swoje systemy księgowe z KSeF poprzez dedykowane interfejsy programistyczne. Wybór rozwiązania powinien uwzględniać skalę działalności, liczbę wystawianych faktur oraz specyfikę branży.

Kluczowe znaczenie ma również przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Szkolenia powinny obejmować nie tylko aspekty techniczne obsługi systemu, ale również zagadnienia prawne związane z odpowiedzialnością za nierzetelne wystawienie faktury. Pracownicy muszą rozumieć konsekwencje błędów i znać procedury ich korygowania.

Warto również opracować procedury kontroli jakości wystawianych faktur. Powinny one obejmować weryfikację zgodności danych z dokumentami źródłowymi, sprawdzenie kompletności wymaganych elementów oraz kontrolę zgodności z wymogami formalnymi KSeF. Regularne kontrole mogą pomóc w wykryciu problemów przed ich eskalacją.

Nie można zapominać o przygotowaniu procedur awaryjnych. W przypadku awarii systemów informatycznych lub problemów z dostępem do KSeF przedsiębiorstwo musi mieć opracowane alternatywne sposoby dokumentowania transakcji. Procedury te powinny uwzględniać wymogi prawne dotyczące wystawiania faktur w sytuacjach nadzwyczajnych.

Istotne jest również nawiązanie współpracy z dostawcami systemów informatycznych lub zewnętrznymi biurami rachunkowymi. Należy upewnić się, że wybrani partnerzy są przygotowani do obsługi KSeF i mogą zapewnić niezbędne wsparcie techniczne. Warto również rozważyć zawarcie umów serwisowych gwarantujących szybką pomoc w przypadku problemów technicznych.

Kompleksowe przygotowanie do KSeF powinno obejmować następujące etapy:

1. Analiza obecnych procesów - identyfikacja wszystkich miejsc wystawiania faktur
2. Wybór rozwiązania technicznego - portal KSeF lub integracja systemów
3. Testowanie integracji - weryfikacja poprawności przesyłania danych
4. Szkolenie personelu - aspekty techniczne i prawne
5. Opracowanie procedur - standardowe i awaryjne
6. Wdrożenie kontroli jakości - weryfikacja faktur przed wysłaniem
7. Przygotowanie dokumentacji - instrukcje i procedury
8. Zabezpieczenie wsparcia technicznego - umowy serwisowe

Kluczowe elementy przygotowania organizacyjnego obejmują:

• Wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie KSeF
• Określenie harmonogramu wdrożenia z kluczowymi kamieniami milowymi
• Przygotowanie budżetu na zakup lub dostosowanie systemów informatycznych
• Opracowanie planu szkoleń dla wszystkich zaangażowanych pracowników
• Nawiązanie współpracy z dostawcami technologii lub biurami rachunkowymi
• Przygotowanie procedur komunikacji z klientami i dostawcami
• Opracowanie planu testów przed pełnym uruchomieniem systemu

Najczęstsze pytania

Wprowadzenie KSeF nie zmienia kar przewidzianych w Kodeksie karnym skarbowym za nierzetelne wystawienie faktury. Nadal obowiązują kary grzywny do 720 stawek dziennych lub pozbawienia wolności. Dodatkowo od 1 sierpnia 2026 roku wprowadzone zostaną nowe kary pieniężne za naruszenia związane z funkcjonowaniem systemu KSeF.

Faktura w KSeF jest uznawana za wystawioną dopiero w momencie nadania jej numeru przez system po wysłaniu na serwer rządowy. Faktury utworzone tylko w systemie księgowym lub wypisane ręcznie, ale nieprzesłane do KSeF, nie będą uznawane za wystawione i mogą skutkować odpowiedzialnością za niewystawienie faktury.

Tak, odpowiedzialność karna za nierzetelne wystawienie faktury wymaga umyślności działania. Nieumyślne błędy i pomyłki nie podlegają karom przewidzianym w Kodeksie karnym skarbowym. Dodatkowo można skorzystać z instytucji czynnego żalu, zawiadamiając organ o błędzie i naprawiając go przed wszczęciem postępowania.

Nierzetelne wystawienie faktury oznacza niezgodność z rzeczywistością gospodarczą, podczas gdy wadliwe wystawienie dotyczy naruszeń formalnych przepisów prawa. Nierzetelne wystawienie podlega karze do 720 stawek dziennych, a wadliwe do 180 stawek dziennych. Jedna faktura może być jednocześnie nierzetelna i wadliwa.

Od 1 sierpnia 2026 roku za niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie niezgodnie z wzorem lub nieprzesłanie w terminie grozi kara pieniężna do 100% kwoty podatku z faktury lub do 18,7% należności ogółem. Kara musi być zapłacona w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. Kary nie dotyczą osób fizycznych ponoszących już odpowiedzialność karną skarbową.