Sztuczna inteligencja w biurze rachunkowym - rewolucja czy wsparcie

Sztuczna inteligencja w biurze rachunkowym to temat, który wzbudza zarówno nadzieje, jak i obawy wśród księgowych. Czy AI zastąpi tradycyjną pracę księgową, czy może stanie się nieocenionym wsparciem? Odpowiedź na to pytanie kształtuje się wraz z postępującą cyfryzacją polskiej gospodarki i wprowadzaniem nowych rozwiązań technologicznych.

Zmiany wprowadzane przez rząd w zakresie cyfryzacji rozliczeń podatkowych znacząco wpływają na sposób funkcjonowania biur rachunkowych. Krajowy system e-fakturowania, fiskalizacja paragonów online oraz konieczność współpracy z rządowymi bazami danych wymuszają na księgowych poszukiwanie nowoczesnych rozwiązań. W tym kontekście sztuczna inteligencja oferuje możliwości, które mogą podnieść efektywność pracy oraz bezpieczeństwo działania biur rachunkowych.

Przejście od papierowej dokumentacji do cyfrowej rewolucji

Jeszcze kilka lat temu standardem było doręczanie przez przedsiębiorców wszystkich dokumentów w formie papierowej. Nawet po rozwoju elektronicznego fakturowania, wielu klientów drukowało otrzymane dokumenty i przekazywało je księgowym w tradycyjnej formie. Ta praktyka generowała ogromne koszty i wydłużała procesy księgowe.

Obecnie obserwujemy istotną zmianę w zachowaniach przedsiębiorców, którzy coraz częściej przesyłają faktury drogą elektroniczną. Ta transformacja otwiera nowe możliwości dla wykorzystania sztucznej inteligencji w procesach księgowych.

Tradycyjny model pracy w biurach rachunkowych opierał się na hierarchii zadań. Młodsi pracownicy lub praktykanci zajmowali się segregowaniem dokumentów chronologicznie, aby następnie faktury mogły być wprowadzone do systemu księgowego ręcznie lub przy pomocy technologii OCR. Księgowi z większym doświadczeniem koncentrowali się na sprawdzeniu merytorycznym zapisów i obliczaniu zobowiązań.

Główne wyzwania, z którymi mierzyli się księgowi w tradycyjnym modelu pracy, obejmowały:

• Odczytywanie faktur wypisanych nieczytelnym pismem
• Korygowanie nagminnie występujących błędów w danych
• Uzupełnianie wszystkich obowiązkowych elementów faktury
• Unikanie błędów wynikających z pośpiechu i rutyny

Do rzadkości należały sytuacje, gdy wszystkie faktury sprzedaży można było zaimportować do systemu w formie pliku elektronicznego. Ta sytuacja radykalnie się zmienia dzięki wprowadzeniu nowoczesnych rozwiązań cyfrowych.

Krajowy System e-Faktur jako katalizator zmian

Od lipca 2024 roku biura rachunkowe stoją przed rewolucją związaną z powszechnym obowiązkiem podłączenia przedsiębiorców do KSeF. Na początku system ten niesie ze sobą wiele wyzwań, które wymagają odpowiedniego przygotowania i wsparcia.

Pierwszym krokiem jest wsparcie klientów biura w rozpoczęciu elektronicznego fakturowania. Wymaga to przekazania szczegółowych instrukcji dotyczących uprawnień, jakich potrzebuje biuro rachunkowe, aby móc samodzielnie pobierać z KSeF faktury sprzedaży i zakupu. Ten proces wymaga ścisłej współpracy między biurem a klientem.

Kolejnym wyzwaniem jest rozpoczęcie fakturowania przez samo biuro rachunkowe. Kluczowe jest wybranie odpowiedniego programu, dzięki któremu można uniknąć problemów związanych z nie zawsze stabilnie działającą platformą rządową. Praktyka pokazuje, że bezpośrednie korzystanie z platformy rządowej może wiązać się z okresowymi trudnościami technicznymi.

Po przejściu przez początkowe etapy wdrożenia, KSeF przyniesie księgowym znaczące korzyści. System umożliwi automatyczne pobieranie wszystkich faktur, co drastycznie skróci czas potrzebny na wprowadzanie danych do systemów księgowych.

Tabela porównująca tradycyjny model pracy z modelem cyfrowym:

Automatyzacja procesów księgowych z wykorzystaniem AI

Dzięki KSeF pracownik biura rachunkowego będzie mógł samodzielnie zaimportować do systemu księgowego wszystkie faktury zakupu klienta. Odczytywanie przez system księgowy danych z faktur oraz pozycji znajdujących się na fakturze da możliwość algorytmom sztucznej inteligencji interpretacji zdarzenia gospodarczego i poprawnego jego zaksięgowania.

Kluczową cechą systemów opartych na sztucznej inteligencji jest ich zdolność do uczenia się. Księgowi pracujący na takich systemach, zatwierdzając lub poprawiając księgowanie, będą praktycznie uczyli algorytm. Im więcej danych system przetworzy, tym dokładniejsze będą jego propozycje księgowań.

Szczególnie istotne jest, aby oprogramowanie księgowe było dostępne online. Umożliwia to efekt uczenia równoczesnego przez dziesiątki tysięcy księgowych jednocześnie. Każda korekta wprowadzona przez jednego księgowego może przyczynić się do poprawy algorytmu dla wszystkich użytkowników systemu.

To stanowi dopiero początek rewolucji w pracy księgowych oraz procesów obsługi klientów przez biura rachunkowe. Automatyzacja podniesie efektywność i zminimalizuje możliwość popełniania błędów, a ostatecznie doprowadzi do pełnego zautomatyzowania procesu księgowego dla standardowych operacji.

Przykładem praktycznego zastosowania jest funkcja Cyfrowego Asystenta Księgowego, który wspiera w zakresie księgowania zdarzeń gospodarczych. Na podstawie wskazanych kodów PKD firmy asystent podpowie rodzaj wydatku, który można zaakceptować bądź odrzucić i zmienić, w zależności od poprawności propozycji.

Przedsiębiorca prowadzący działalność w branży budowlanej otrzymuje fakturę za zakup materiałów budowlanych. System AI, analizując kod PKD firmy oraz treść faktury, automatycznie proponuje zaksięgowanie jako koszt bezpośredni produkcji. Księgowy może zaakceptować propozycję jednym kliknięciem lub wprowadzić korekty, które system zapamięta na przyszłość.

Docelowo, gdy wprowadzamy w systemie wydatek za pomocą technologii OCR lub pobranego z KSeF, Cyfrowy Asystent Księgowy przeprowadzi analizę dostawcy zaciągniętego z faktury i zaproponuje klientowi najbardziej prawdopodobny rodzaj wydatku, uwzględniając branżę użytkownika.

Zmiana roli księgowego w erze cyfrowej

Księgowy w nowym modelu pracy skupi się na merytorycznym aspekcie obsługi klientów. W sytuacjach, gdy wystąpi duża niejednoznaczność związana na przykład z wydaniem odmiennych interpretacji podatkowych dla danego przypadku, będzie on mógł według swojej wiedzy zaksięgować daną operację.

System sztucznej inteligencji w ramach platformy księgowej przedstawi księgowemu kilka możliwych opcji schematów księgowych opartych na szeregu interpretacji, orzeczeń i artykułów specjalistycznych. Ta funkcjonalność znacząco usprawni proces podejmowania decyzji księgowych w skomplikowanych przypadkach.

Zmiany będą dotyczyły również faktur zagranicznych. Komisja Europejska opublikowała propozycję modyfikacji mających na celu dostosowanie rozliczeń VAT do wyzwań ery cyfrowej, określaną jako pakiet VAT in the Digital Age (ViDA). Domyślnym systemem wystawiania faktur stanie się fakturowanie w jednolitym ustrukturyzowanym formacie elektronicznym.

Tym samym ostatecznie dokumenty zakupu wystawiane przez firmy z innych krajów UE również będzie można pobrać do systemu księgowego ze wstępnym ich zaksięgowaniem przez algorytmy AI.

Automatyzacja nie kończy się tylko na fakturach. Wprowadzanie wyciągów bankowych to jedna z najbardziej pracochłonnych czynności w biurze rachunkowym. Już teraz dostępne są narzędzia pozwalające na integrację systemu księgowego z rachunkiem bankowym przedsiębiorcy.

Krok po kroku proces automatyzacji wyciągów bankowych:

1. Autoryzacja dostępu do rachunku bankowego przez przedsiębiorcę
2. Integracja systemu księgowego z bankowością elektroniczną na podstawie dyrektywy PSD-2
3. Automatyczne codzienne pobieranie danych o operacjach bankowych
4. Analiza operacji przez algorytmy AI i przypisanie do odpowiednich kategorii
5. Automatyczne rozliczenie zaksięgowanych operacji z dokumentami źródłowymi
6. Weryfikacja przez księgowego i zatwierdzenie propozycji systemu

Przedsiębiorca nie musi już dostarczać papierowego wydruku ani przesyłać plików w formatach CSV czy MT940. System księgowy po autoryzacji sam codziennie pobierze dane i dzięki zaimplementowanym algorytmom rozliczy na bieżąco zaksięgowane operacje.

Rewolucja w bieżącym księgowaniu operacji

Opisane rozwiązania wymuszają bieżące księgowanie większości zdarzeń gospodarczych oraz automatyczne rozliczanie operacji. Daje to stały wgląd dla przedsiębiorcy w aktualną sytuację firmy. Po zakończeniu miesiąca pozostaje jeszcze szereg innych dokumentów do zaksięgowania niż faktury, jednak stanowi to małą część, często nie mającą większego znaczenia na codzienny ogląd kondycji przedsiębiorstwa.

Kluczową funkcją nowoczesnych platform księgowych staje się wspólna bieżąca praca na jednej platformie łączącej biuro rachunkowe z przedsiębiorcą. Nowe technologie umożliwiają systemom księgowym równoległą pracę w jednym ekosystemie. Po jednej stronie znajduje się oprogramowanie z funkcjami księgowo-kadrowymi, po drugiej funkcje wspierające sprzedaż, takie jak fakturowanie, CRM czy zarządzanie magazynem dostępne online.

Ta integracja przynosi korzyści obu stronom współpracy. Przedsiębiorca ma dostęp do aktualnych danych finansowych swojej firmy, może na bieżąco monitorować przepływy gotówkowe i podejmować świadome decyzje biznesowe. Biuro rachunkowe z kolei otrzymuje dane w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybszą reakcję na potencjalne problemy i lepsze doradztwo.

Współpraca w ramach jednego ekosystemu cyfrowego obejmuje następujące obszary:

• Automatyczne przesyłanie faktur sprzedaży z systemu przedsiębiorcy do biura
• Bieżące monitorowanie stanów magazynowych i ich wpływu na wycenę
• Automatyczne naliczanie podatków i składek na podstawie bieżących danych
• Generowanie raportów finansowych w czasie rzeczywistym
• Wspólny dostęp do dokumentacji źródłowej i jej archiwizacja

Dostęp do wiedzy i wsparcie merytoryczne

Według raportu wydawnictwa Wolters Kluwer zatytułowanego "Nowoczesne narzędzia w księgowości - gdzie jesteśmy i co nas czeka w przyszłości?" z 2022 roku, największym wyzwaniem związanym z pracą księgowego jest częsta zmiana przepisów, na co wskazało 87 procent ankietowanych. W kategorii odnoszącej się do tego, co zajmuje najwięcej czasu w pracy, 66 procent ankietowanych wskazało na śledzenie zmian w przepisach.

W ciągu ostatnich 20 lat nie było tak wielu modyfikacji w przepisach podatkowych, jak obecnie. Dostępnych jest wiele materiałów i szkoleń dotyczących omówienia nowych przepisów podatkowych czy ubezpieczeń społecznych. Jednak częstotliwość zmian i odmiennie wydawanych interpretacji przepisów jest tak duża, że bardzo trudno nie przeoczyć którejś z nich.

Konieczność nieustannego aktualizowania i poszerzania wiedzy dotyczy wszystkich pracowników księgowości oraz kadr i płac, co jest bardzo czasochłonne. Dodatkowo, kontrole skarbowe wymagają, aby pamiętać, na jakiej podstawie dokonano księgowania zdarzeń w określony sposób. Specyfika księgowania zależy od obowiązujących na dany dzień przepisów bądź ich wykładni.

Rozwiązaniem przywołanych trudności są kolejne funkcje, jakie daje sztuczna inteligencja. Systemy AI proponują, by w ramach wyboru schematu księgowego podpinać źródło wiedzy, na bazie której zdecydowano się zaksięgować w dany sposób zdarzenie. Algorytm dokonuje wyboru pośród interpretacji indywidualnych, orzeczeń sądowych oraz artykułów eksperckich.

Praktyczny przykład działania sztucznej inteligencji

Aby lepiej zrozumieć możliwości sztucznej inteligencji w praktyce księgowej, warto przeanalizować konkretny przykład jej działania. Sytuacja dotyczy przedsiębiorcy, który kupuje pojazd do firmy jako środek trwały na fakturę VAT marża. Obecnie na stanie firmy posiada już inny pojazd osobowy i jest podatnikiem VAT na zasadach ogólnych opodatkowania.

System ma za zadanie rozpoznać zakup środka trwałego z uwzględnieniem rodzaju otrzymanego dokumentu zakupu i ocenić, że najprawdopodobniej auto jest używane, a tym samym możliwe jest zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacji 40 procent, podczas gdy standardowa liniowa wynosi 20 procent w skali roku.

Obok wskazania optymalnego sposobu rozliczenia księgowy otrzyma do pobrania plik z opracowaniem merytorycznym dotyczącym zakupu samochodu osobowego do firmy na VAT marża. W opracowaniu mogą się znaleźć następujące informacje:

• Warunki możliwości zastosowania amortyzacji indywidualnej dla używanych pojazdów
• Wartość pojazdu, która może być ujęta w kosztach na podstawie odpisów amortyzacyjnych z uwzględnieniem limitów dla aut
• Przepisy dotyczące odliczania VAT i księgowania w kosztach wydatków związanych z autem, w tym wydatków eksploatacyjnych oraz dodatkowych, takich jak ubezpieczenia OC, AC, NNW, GAP
• Omówienie prawa do używania dwóch aut w działalności prowadzonej przez osobę fizyczną niezatrudniającą pracowników

Opracowanie merytoryczne będzie wykonywane jednostkowo dla każdego zdarzenia za pomocą mechanizmów sztucznej inteligencji. Co istotne, dokument zostanie zapisany w systemie księgowym pod zdarzeniem gospodarczym, dzięki czemu w razie kontroli po kilku latach księgowy będzie mieć dostęp do informacji merytorycznych, na podstawie których podjął decyzję o sposobie księgowania faktury.

Dodatkowo opracowanie będzie możliwe do pobrania również przez klienta biura, dzięki czemu będzie on mógł samodzielnie zapoznać się z uzasadnieniem sposobu zaksięgowania jego dokumentów. To wpłynie pozytywnie na ograniczenie konieczności kontaktu z biurem księgowym w sprawach wyjaśnień dotyczących księgowań.

Księgowy otrzymuje fakturę za zakup używanego samochodu osobowego za 80 000 zł. System AI automatycznie rozpoznaje, że to pojazd używany na podstawie faktury VAT marża, sprawdza limit amortyzacyjny, proponuje zastosowanie 40-procentowej stawki amortyzacji i generuje szczegółowe opracowanie prawne. Całość wraz z uzasadnieniem zostaje zapisana w systemie i udostępniona klientowi.

Rolą księgowego w tym procesie będzie merytoryczna ocena, czy zastosowany przez sztuczną inteligencję sposób księgowania jest prawidłowy. Księgowy zachowuje pełną kontrolę nad ostateczną decyzją, ale otrzymuje kompleksowe wsparcie w postaci propozycji oraz pełnej dokumentacji prawnej.

Przyszłość zawodu księgowego w dobie AI

Narzędzia automatyzujące pracę i sztuczna inteligencja wykonają za księgowych większość zadań odtwórczych. Zniknie potrzeba zatrudniania w biurach rachunkowych pomocników, których celem nie jest stanie się samodzielnym księgowym. Przewidywanie, że niektórzy księgowi nie będą potrzebni, jest zatem zasadne, ale tylko w zakresie pracowników pomocniczych wykonujących zadania rutynowe.

Pracę pomocników zastąpi automatyzacja procesów i sztuczna inteligencja. Rozwiąże to również problem występujący wśród biur rachunkowych z zatrudnianiem młodych pracowników, których nie jest łatwo pozyskać z rynku pracy. Młodzi ludzie często nie są zainteresowani wykonywaniem monotonnych zadań związanych z przepisywaniem faktur czy sortowaniem dokumentów.

Nie jest natomiast prawdą, że księgowi przestaną być potrzebni w ogóle. Zmieni się tylko charakter ich pracy, gdyż najbardziej istotna będzie wiedza i doświadczenie, jakie posiadają, aby móc ostatecznie zdecydować o sposobie księgowania faktur. Nastąpi odejście od ręcznego wprowadzania i poprawiania danych oraz sortowania dokumentów na rzecz weryfikacji poprawności zastosowanego schematu księgowego podpowiedzianego przez program księgowy.

Nadchodzące zmiany wpłyną korzystnie na pracę w biurach rachunkowych. Księgowi, zamiast tracić czas na wprowadzanie dokumentów do systemów księgowych, będą mogli oddać się bardziej istotnym czynnościom. Przede wszystkim znajdą przestrzeń, by skupić się na rozwoju i wykorzystaniu posiadanej wiedzy merytorycznej.

To z kolei wpłynie na podniesienie jakości obsługi klientów przy znacznym skróceniu poświęcanego im czasu. Księgowi będą mogli więcej uwagi poświęcić doradztwu podatkowemu, planowaniu finansowemu i strategicznemu wsparciu biznesowemu dla swoich klientów.

Nowe kompetencje, które będą potrzebne księgowym w erze AI:

• Umiejętność pracy z systemami opartymi na sztucznej inteligencji
• Pogłębiona wiedza z zakresu interpretacji przepisów podatkowych
• Zdolność do analizy i weryfikacji propozycji generowanych przez AI
• Kompetencje doradcze i komunikacyjne w kontakcie z klientami
• Znajomość nowoczesnych narzędzi cyfrowych i platform księgowych

Najczęstsze pytania

Sztuczna inteligencja nie zastąpi księgowych, ale zmieni charakter ich pracy. AI przejmie zadania rutynowe jak wprowadzanie dokumentów czy podstawowe księgowania, natomiast księgowi będą pełnić rolę merytorycznych ekspertów weryfikujących propozycje systemów i podejmujących decyzje w skomplikowanych przypadkach.

KSeF umożliwi automatyczne pobieranie wszystkich faktur klientów, co drastycznie skróci czas wprowadzania danych. W połączeniu z AI system będzie mógł automatycznie księgować większość standardowych operacji, a księgowi będą skupiać się na weryfikacji i przypadkach wymagających interpretacji.

Systemy AI analizują tysiące interpretacji podatkowych, orzeczeń sądowych i artykułów eksperckich, aby zaproponować odpowiedni schemat księgowy. Każda propozycja jest uzupełniona o źródła prawne i automatycznie generowane opracowanie merytoryczne, które zostaje zapisane w systemie na potrzeby przyszłych kontroli.

AI spowoduje redukcję zatrudnienia pracowników pomocniczych wykonujących zadania rutynowe, ale nie wpłynie negatywnie na zatrudnienie wykwalifikowanych księgowych. Przeciwnie, może rozwiązać problem z pozyskiwaniem młodych pracowników, którzy nie są zainteresowani monotonnymi zadaniami.

Księgowi będą potrzebować umiejętności pracy z systemami AI, pogłębionej wiedzy z interpretacji przepisów podatkowych, zdolności analizy propozycji generowanych przez AI oraz kompetencji doradczych. Wzrośnie także znaczenie umiejętności komunikacyjnych w kontakcie z klientami.