Ulga podatkowa dla pracodawców zatrudniających żołnierzy WOT

Wprowadzenie do ulgi dla przedsiębiorców zatrudniających żołnierzy WOT

Od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorcy zyskali możliwość skorzystania z nowej ulgi podatkowej przeznaczonej dla pracodawców zatrudniających żołnierzy Wojsk Obrony Terytorialnej oraz żołnierzy rezerwy. Ta nowatorska preferencja podatkowa ma na celu zachęcenie pracodawców do zatrudniania osób pełniących służbę wojskową poprzez znaczące zmniejszenie obciążeń podatkowych. Ulga stanowi istotne wsparcie finansowe dla przedsiębiorców, którzy decydują się na współpracę z żołnierzami terytorialnej służby wojskowej lub aktywnej rezerwy.

Mechanizm ulgi opiera się na możliwości odliczenia określonych kwot od podstawy opodatkowania, co bezpośrednio przekłada się na niższy podatek dochodowy. Wysokość ulgi uzależniona jest od stażu służby wojskowej zatrudnionego pracownika, co oznacza, że im dłużej żołnierz pełni służbę, tym większa korzyść podatkowa dla pracodawcy. System ten promuje długotrwałe zatrudnienie żołnierzy i budowanie stabilnych relacji zawodowych.

Nowe przepisy obejmują zarówno podatników rozliczających się z podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i podatników podatku dochodowego od osób prawnych. Oznacza to, że z ulgi mogą skorzystać zarówno indywidualni przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, jak i spółki kapitałowe zatrudniające żołnierzy WOT lub rezerwy.

Kto może skorzystać z ulgi podatkowej na żołnierzy WOT

Prawo do odliczenia ulgi przysługuje podatnikom uzyskującym przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, którzy zatrudniają żołnierzy terytorialnej służby wojskowej lub żołnierzy aktywnej rezerwy na podstawie umowy o pracę. Kluczowym warunkiem jest prowadzenie działalności gospodarczej opodatkowanej według skali podatkowej lub podatkiem liniowym w wysokości 19 procent.

Istotnym ograniczeniem jest wykluczenie z ulgi podatników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Osoby prowadzące działalność gospodarczą w tej formie opodatkowania nie mogą skorzystać z preferencji, ponieważ przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewidują odpowiedniego odesłania do regulacji dotyczących ulgi na żołnierzy.

W przypadku podatku dochodowego od osób prawnych, z ulgi mogą skorzystać podatnicy uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych. Oznacza to, że spółki kapitałowe prowadzące działalność operacyjną i zatrudniające żołnierzy WOT na umowę o pracę mogą odliczyć odpowiednie kwoty od podstawy opodatkowania.

Warunkiem koniecznym do skorzystania z ulgi jest zatrudnienie żołnierza w ramach stosunku pracy przez odpowiedni okres. Żołnierz musi pełnić terytorialną służbę wojskową lub służbę w aktywnej rezerwie nieprzerwanie przez określony czas, który ustala się na dzień 31 grudnia roku podatkowego lub ostatni dzień zatrudnienia tego żołnierza w roku podatkowym.

Wysokość ulgi w zależności od stażu służby wojskowej

System ulgi przewiduje progresywną skalę korzyści podatkowych uzależnioną od okresu nieprzerwanie pełnionej służby wojskowej przez zatrudnionego żołnierza. Im dłuższy staż służby, tym wyższa kwota odliczenia przysługująca pracodawcy. Taki mechanizm ma na celu promowanie długotrwałego zatrudnienia żołnierzy i docenianie ich doświadczenia wojskowego.

Podstawowe kwoty ulgi kształtują się następująco:

1. 12 000 złotych - dla żołnierzy pełniących służbę co najmniej 1 rok nieprzerwanie
2. 15 000 złotych - dla żołnierzy z co najmniej 2-letnim stażem służby
3. 18 000 złotych - przy stażu wynoszącym co najmniej 3 lata
4. 21 000 złotych - dla żołnierzy służących nieprzerwanie co najmniej 4 lata
5. 24 000 złotych - przy najdłuższym stażu wynoszącym co najmniej 5 lat

Kwota odliczenia przysługuje na każdego zatrudnionego żołnierza spełniającego warunki, co oznacza, że pracodawca zatrudniający kilku żołnierzy WOT może skorzystać z ulgi wielokrotnie. Jeżeli żołnierz był zatrudniony przez niepełny rok podatkowy, prawo do odliczenia przysługuje w wysokości 1/12 kwoty za każdy pełny miesiąc kalendarzowy zatrudnienia.

System ten zapewnia sprawiedliwe rozliczenie w przypadku zatrudnienia rozpoczętego lub zakończonego w trakcie roku podatkowego. Pracodawca może zatem skorzystać z proporcjonalnej ulgi odpowiadającej rzeczywistemu okresowi zatrudnienia żołnierza w danym roku.

Współczynniki podwyższające wysokość ulgi

Prawodawca przewidział możliwość zwiększenia podstawowych kwot ulgi poprzez zastosowanie odpowiednich współczynników uzależnionych od wielkości przedsiębiorstwa oraz liczby zatrudnionych pracowników. System ten ma na celu szczególne wsparcie mniejszych przedsiębiorstw oraz firm zatrudniających większą liczbę pracowników.

Mikroprzedsiębiorcy oraz mali przedsiębiorcy mogą podwyższać podstawowe kwoty ulgi o współczynnik 1,5. Oznacza to znaczące zwiększenie korzyści podatkowych dla najmniejszych firm, które zdecydują się na zatrudnienie żołnierzy WOT lub rezerwy. Taki mechanizm ma na celu szczególne zachęcenie sektora małych i średnich przedsiębiorstw do współpracy z żołnierzami.

Mały przedsiębiorca, który nie kwalifikuje się jako mikroprzedsiębiorca, również może skorzystać ze współczynnika 1,5. W tym przypadku kryteria obejmują zatrudnienie średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz osiągnięcie rocznego obrotu netto nieprzekraczającego równowartości 10 milionów euro lub posiadanie aktywów bilansu nieprzekraczających tej kwoty.

Dla średnich przedsiębiorców, którzy nie kwalifikują się jako mikro ani mali przedsiębiorcy, ale przez cały rok podatkowy zatrudniają co najmniej 5 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, przewidziano współczynnik podwyższający w wysokości 1,2. Ten mechanizm ma na celu wsparcie firm o większej skali działalności, które decydują się na zatrudnienie żołnierzy.

Pani Anna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w branży IT i kwalifikuje się jako mikroprzedsiębiorca. Zatrudnia programistę, który od trzech lat pełni służbę w Wojskach Obrony Terytorialnej. Podstawowa kwota ulgi wynosząca 18 000 złotych zostaje zwiększona o współczynnik 1,5, co daje ostateczną kwotę odliczenia w wysokości 27 000 złotych.

Zasady rozliczania ulgi w zeznaniu podatkowym

Ulga na żołnierzy WOT podlega szczególnym zasadom rozliczania, które mają na celu zapewnienie właściwego wykorzystania tej preferencji podatkowej. Kluczową regułą jest ograniczenie kwoty odliczenia do wysokości dochodu osiągniętego przez podatnika w roku podatkowym z pozarolniczej działalności gospodarczej.

W przypadku poniesienia straty w źródle przychodów z działalności gospodarczej lub gdy wysokość dochodu jest niższa od kwoty przysługujących odliczeń, podatnik może przenieść niewykorzystaną część ulgi na kolejne lata podatkowe. Przepisy przewidują możliwość rozłożenia odliczenia na 5 następujących kolejno po sobie lat podatkowych.

Odliczenia dokonuje się w zeznaniu rocznym PIT-36 lub PIT-36L, podając szczegółowe informacje dotyczące zatrudnionych żołnierzy. Podatnik musi wskazać numer PESEL każdego żołnierza, liczbę miesięcy i lat nieprzerwanie pełnionej służby w terytorialnej służbie wojskowej, oraz informacje o wielkości swojego przedsiębiorstwa.

Na żądanie organów podatkowych podatnik jest zobowiązany do przedstawienia zaświadczeń, oświadczeń oraz innych dowodów niezbędnych do ustalenia prawa do odliczenia. Dokumenty te powinny potwierdzać zarówno fakt zatrudnienia żołnierza na umowę o pracę, jak i okres pełnionej przez niego służby wojskowej.

Pierwsza możliwość skorzystania z ulgi nastąpi przy składaniu zeznań podatkowych za 2025 rok, czyli w terminie do 30 kwietnia 2026 roku dla większości podatników lub do 30 marca 2026 roku dla podatników składających zeznania za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

• Odliczenie ulgi następuje wyłącznie w zeznaniu rocznym
• Nie ma możliwości uwzględnienia ulgi w zaliczkach miesicznych lub kwartalnych
• Wymagane jest podanie numeru PESEL każdego żołnierza
• Konieczne jest wskazanie okresu służby i zatrudnienia
• Podatnik musi określić wielkość swojego przedsiębiorstwa

Ulga w podatku dochodowym od osób prawnych

Analogiczne rozwiązania dotyczące ulgi na żołnierzy WOT zostały wprowadzone również w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółki kapitałowe oraz inne podmioty rozliczające się z podatku CIT mogą skorzystać z identycznych kwot odliczenia i współczynników podwyższających jak podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych.

Podatnicy CIT uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych mogą odliczyć od podstawy opodatkowania kwoty ustalone według tych samych zasad co w przypadku podatku PIT. Oznacza to pełną harmonizację przepisów dotyczących ulgi między obiema ustawami podatkowymi, co zapewnia równe traktowanie różnych form prowadzenia działalności gospodarczej.

System klasyfikacji przedsibiorstw pod kątem możliwości stosowania współczynników podwyższających opiera się na tych samych kryteriach co w przypadku podatku PIT. Spółki muszą spełniać warunki dotyczące liczby zatrudnionych pracowników oraz wysokości obrotów lub wartości aktywów, określone w ustawie Prawo przedsiębiorców.

Zasady rozliczania ulgi w podatku CIT również przewidują ograniczenie kwoty odliczenia do wysokości dochodu z działalności operacyjnej oraz możliwość przeniesienia niewykorzystanej części ulgi na kolejne 5 lat podatkowych. Mechanizm ten zapewnia efektywne wykorzystanie preferencji podatkowej nawet w przypadku okresowych trudności finansowych przedsiębiorstwa.

Spółki rozliczające się z podatku CIT składają informacje o skorzystaniu z ulgi w swoich zeznaniach rocznych, podając analogiczne dane dotyczące zatrudnionych żołnierzy jak podatnicy PIT. Pierwsza możliwość zastosowania ulgi nastąpi przy rozliczaniu dochodów osiągniętych od 1 stycznia 2025 roku.

Dokumentacja i obowiązki pracodawcy

Skorzystanie z ulgi na żołnierzy WOT wiąże się z koniecznością prowadzenia odpowiedniej dokumentacji oraz spełnienia określonych obowiązków informacyjnych wobec organów podatkowych. Pracodawca musi być przygotowany na przedstawienie dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia na każdym etapie kontroli podatkowej.

Podstawowym dokumentem jest umowa o pracę zawarta z żołnierzem WOT lub rezerwy, która potwierdza fakt zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Dokument ten musi zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami Kodeksu pracy i jednoznacznie wskazywać na charakter prawny zatrudnienia.

Kluczowe znaczenie ma również dokumentacja potwierdzająca okres pełnienia służby wojskowej przez zatrudnionego żołnierza. Pracodawca powinien uzyskać od pracownika odpowiednie zaświadczenia lub oświadczenia potwierdzające staż służby w Wojskach Obrony Terytorialnej lub aktywnej rezerwie.

W zeznaniu podatkowym pracodawca musi podać szczegółowe informacje dotyczące każdego żołnierza, w tym:

• Numer PESEL zatrudnionego żołnierza
• Liczbę miesięcy zatrudnienia w roku podatkowym
• Liczbę lat nieprzerwanie pełnionej służby wojskowej
• Informacje o wielkości przedsiębiorstwa (mikro, małe, średnie)
• Liczbę zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty

Pracodawca powinien równie prowadzić ewidencję czasu pracy żołnierzy oraz dokumentację płacową potwierdzającą wypłacane wynagrodzenia. Te dokumenty mogą być wymagane podczas kontroli podatkowej jako dowód rzeczywistego zatrudnienia i wykonywania pracy przez żołnierza.

Spółka produkcyjna zatrudniająca 80 pracowników przyjęła do pracy dwóch żołnierzy WOT - jednego z 2-letnim stażem służby i drugiego z 4-letnim stażem. Firma może odliczyć łącznie 43 200 złotych (18 000 zł × 1,2 + 25 200 zł × 1,2), ponieważ kwalifikuje się do współczynnika 1,2 jako przedsiębiorstwo zatrudniające co najmniej 5 pracowników.

Praktyczne aspekty stosowania ulgi

Wprowadzenie ulgi na żołnierzy WOT wymaga od pracodawców dostosowania procesów kadrowych i księgowych do nowych wymogów prawnych. Kluczowe znaczenie ma właściwa identyfikacja pracowników uprawnionych do ulgi oraz systematyczne monitorowanie ich stażu służby wojskowej.

Pracodawcy powinni wprowadzić procedury weryfikacji statusu wojskowego kandydatów do pracy oraz bieżącego monitorowania zmian w tym zakresie. Żołnierze mogą bowiem kończyć służbę w WOT lub rezerwie, co wpływa na prawo pracodawcy do ulgi w kolejnych latach podatkowych.

Istotnym aspektem praktycznym jest również planowanie wykorzystania ulgi w kontekście całkowitych obciążeń podatkowych przedsiębiorstwa. Pracodawcy powinni analizować przewidywane dochody z działalności gospodarczej, aby optymalnie wykorzystać możliwości odliczenia w danym roku lub zaplanować rozłożenie na kolejne lata.

Pracodawcy zatrudniający żołnierzy w niepełnym wymiarze czasu pracy lub na czas określony powinni szczególnie uważnie kalkulować przysługujące im odliczenia. Ulga przysługuje proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, co wymaga precyzyjnego obliczenia liczby pełnych miesięcy kalendarzowych.

Warto również pamiętać o możliwości łączenia ulgi na żołnierzy z innymi preferencjami podatkowymi dostępnymi dla przedsiębiorców. Ulga nie wyklucza stosowania innych odliczeń od podstawy opodatkowania, co może dodatkowo zwiększyć korzyści podatkowe pracodawcy.

Przedsiębiorcy rozważający zatrudnienie żołnierzy WOT powinni uwzględnić w swoich kalkulacjach nie tylko bezpośrednie korzyści podatkowe, ale również potencjalne korzyści związane z wysokimi kwalifikacjami i dyscypliną żołnierzy, które mogą pozytywnie wpłynąć na efektywność pracy całego zespołu.

Najczęstsze pytania

Nie, pracodawcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mają prawa do ulgi na żołnierzy WOT. Ulga przysługuje wyłącznie podatnikom opodatkowanym skalą podatkową lub podatkiem liniowym w wysokości 19 procent. Ograniczenie to wynika z braku odpowiednich przepisów umożliwiających zastosowanie tej preferencji w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego.

Nie, ulga dotyczy wyłącznie żołnierzy zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, nie kwalifikują się do tej preferencji podatkowej. Pracodawca musi zapewnić pełnoprawne zatrudnienie w ramach stosunku pracy, aby skorzystać z ulgi.

Jeżeli żołnierz był zatrudniony przez niepełny rok podatkowy, prawo do odliczenia przysługuje w wysokości 1/12 kwoty za każdy pełny miesiąc kalendarzowy zatrudnienia. Na przykład, przy zatrudnieniu przez 8 miesięcy i podstawowej kwocie ulgi 15 000 złotych, pracodawca może odliczyć 10 000 złotych (15 000 × 8/12).

Tak, jeśli dochód z działalności gospodarczej w danym roku jest niższy od kwoty przysługującej ulgi, niewykorzystaną część można rozliczyć w ciągu najbliższych 5 następujących kolejno po sobie lat podatkowych. W każdym z tych lat kwota odliczenia nie może jednak przekroczyć wysokości dochodu osiągniętego z działalności gospodarczej.

Pracodawca musi posiadać umowę o pracę z żołnierzem oraz dokumenty potwierdzające okres pełnienia służby wojskowej. W zeznaniu podatkowym należy podać numer PESEL żołnierza, liczbę miesięcy zatrudnienia, lata służby wojskowej oraz informacje o wielkości przedsiębiorstwa. Na żądanie organów podatkowych trzeba przedstawić dodatkowe zaświadczenia i dowody potwierdzające prawo do ulgi.

Tak, spółki kapitałowe oraz inne podmioty rozliczające się z podatku CIT mogą skorzystać z ulgi na identycznych zasadach jak podatnicy PIT. Dotyczy to podatników uzyskujących przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych. Kwoty ulgi, współczynniki podwyższające oraz zasady rozliczania są takie same jak w przypadku przedsiębiorców rozliczających się z podatku dochodowego od osób fizycznych.