Czy pracownik musi uzasadnić wniosek o zwolnienie z siły wyższej

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej to stosunkowo nowe uprawnienie pracownicze, które funkcjonuje w polskim prawie pracy od 26 kwietnia 2023 roku. Wprowadzenie tego rozwiązania wynikało z konieczności implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158, która nakazywała państwom członkowskim zapewnienie pracownikom prawa do czasu wolnego od pracy w pilnych sprawach rodzinnych. Powstaje jednak istotne pytanie dotyczące praktycznego stosowania tego przepisu - czy pracownik składający wniosek o takie zwolnienie musi przedstawić uzasadnienie swojej prośby, czy też wystarczy samo złożenie wniosku.

Kwestia ta ma fundamentalne znaczenie zarówno dla pracowników, którzy chcą skorzystać z tego uprawnienia, jak i dla pracodawców, którzy muszą podejmować decyzje o udzieleniu zwolnienia. Brak jasnych wytycznych może prowadzić do nieporozumień i sporów w miejscu pracy, dlatego warto szczegółowo przeanalizować obowiązujące regulacje prawne i ich praktyczne implikacje.

Podstawy prawne zwolnienia z powodu siły wyższej

Wprowadzenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej do polskiego Kodeksu pracy nastąpiło w wyniku konieczności implementacji europejskich standardów dotyczących równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Dyrektywa 2019/1158 w swoim motywie 28 jednoznacznie stwierdziła, że wszyscy pracownicy powinni zachować prawo do czasu wolnego od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych i niespodziewanych sprawach rodzinnych, zgodnie z warunkami określonymi przez państwa członkowskie.

Artykuł 7 wspomnianej dyrektywy konkretyzował te wymagania, nakazując państwom członkowskim wprowadzenie niezbędnych środków zapewniających każdemu pracownikowi prawo do czasu wolnego od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Dyrektywa przewidywała również możliwość ograniczenia tego prawa do określonej ilości czasu przypadającej na rok lub na konkretny przypadek.

Realizacją tego europejskiego wymogu było wprowadzenie do polskiego Kodeksu pracy artykułu 148ą, który wszedł w życie 26 kwietnia 2023 roku. Przepis ten stanowi kompleksową regulację dotyczącą zwolnień od pracy z powodu działania siły wyższej, określając zarówno warunki korzystania z tego uprawnienia, jak i procedury jego realizacji.

Warunki i zasady korzystania ze zwolnienia

Zgodnie z artykułem 148ą § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

O sposobie wykorzystania omawianego zwolnienia od pracy w danym roku kalendarzowym decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Oznacza to, że pracownik może wybrać, czy chce korzystać z tego uprawnienia w wymiarze dziennym, czy godzinowym, ale wybór ten jest wiążący na cały rok kalendarzowy.

Dla pracowników z niepełnosprawnościami obowiązują specjalne zasady. Unormowanie dotyczące zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy wynikająca z odrębnych przepisów jest niższa niż 8 godzin. Na przykład, dla pracowników z niepełnosprawnościami w stopniu umiarkowanym lub znacznym, których dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin, przysługuje zwolnienie w wymiarze 2 dni albo 14 godzin.

1. Ustal swój wymiar czasu pracy i oblicz przysługujące zwolnienie
2. Zdecyduj o sposobie wykorzystania zwolnienia w pierwszym wniosku
3. Przygotuj wniosek o udzielenie zwolnienia z odpowiednim wyprzedzeniem
4. Złóż wniosek najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia
5. Skorzystaj ze zwolnienia zgodnie z uzgodnionym harmonogramem

Definicja i charakterystyka siły wyższej

Zrozumienie pojęcia siły wyższej ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego stosowania przepisów dotyczących zwolnień od pracy. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 13 grudnia 2007 roku (III CZP 100/07), zjawisko które jest oceniane jako działanie siły wyższej musi być nadzwyczajne i nieuchronne oraz w danym układzie stosunków niemożliwe do przewidzenia. Należy je uznać za takie, jeżeli ze względu na tkwiącą w nim moc oddziaływania nie było przed nim żadnej obrony.

Sąd Najwyższy podkreślił, że większość wymienionych cech siły wyższej pozostaje względem siebie w relacji przyczynowo-skutkowej. Nieuchronność jest konsekwencją nadzwyczajności zjawiska, może też wynikać z niemożności jego przewidzenia. Współczesna nauka i technika pozwalają przewidzieć większość nadzwyczajnych, nieuchronnych zjawisk przyrodniczych, można więc co najwyżej mówić tylko o niemożności ich przewidzenia w danym układzie stosunków.

W świetle obiektywnej koncepcji siły wyższej przyjętej na gruncie prawa polskiego, wymienione cechy musi wykazywać samo zjawisko które jest oceniane jako działanie siły wyższej. Samo w sobie musi być więc ono nadzwyczajne i w konsekwencji nieuchronne oraz w danym układzie stosunków niemożliwe do przewidzenia, czyli innymi słowy przemożne.

Procedura składania wniosku o zwolnienie

Zgodnie z artykułem 148ą § 3 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Przepisy nie wspominają o potrzebie ani konieczności uzasadnienia takiego wniosku przez pracownika, co ma istotne konsekwencje praktyczne.

Pojawia się jednak fundamentalne pytanie dotyczące weryfikacji zasadności wniosków. Skoro omawiane zwolnienie ma dotyczyć tylko określonych przypadków związanych z wystąpieniem łącznie następujących okoliczności: działaniem siły wyższej, pilnymi sprawami rodzinnymi spowodowanymi chorobą lub wypadkiem oraz niezbędnością natychmiastowej obecności pracownika, to czy nie było intencją ustawodawcy przyznanie pracodawcy uprawnienia do weryfikowania zasadności składanych wniosków.

Gdyby taka intencja przyświecała ustawodawcy, pracodawca musiałby mieć możliwość dokonywania takiej weryfikacji na podstawie informacji przekazanej przez pracownika w postaci uzasadnienia wniosku. Jednak na gruncie omawianych przepisów trudno byłoby przyjąć, że pracodawca ma prawo żądać uzasadniania omawianych wniosków.

• Wniosek można złożyć najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia
• Pracodawca ma obowiązek udzielić zwolnienia na podstawie wniosku
• Przepisy nie wymagają uzasadnienia wniosku przez pracownika
• Brak jest podstaw prawnych do żądania dodatkowych dokumentów
• Pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia w okresie zwolnienia

Konsekwencje braku wymogu uzasadnienia

W konsekwencji przyjętego przez ustawodawcę rozwiązania należy liczyć się z tym, że niektóre wnioski o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej będą składane pomimo braku wystąpienia wszystkich okoliczności, które powinny stanowić przesłanki korzystania z takiego zwolnienia. Pracodawca nie będzie miał jednak w takich przypadkach możliwości kwestionowania wspomnianych wniosków, nie będąc uprawnionym do żądania ich uzasadnienia.

Warto jednocześnie zauważyć, że mechanizmem który może zniechęcać pracowników do nadużywania uprawnienia jest to, że w okresie omawianego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości jedynie połowy wynagrodzenia, a nie jego całości. Ta finansowa konsekwencja może stanowić naturalną barierę przed nieuzasadnionym korzystaniem z tego typu zwolnień.

Dodatkowo, należy pamiętać, że zwolnienie to ma charakter limitowany - przysługuje jedynie w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego. Oznacza to, że pracownik musi rozważnie gospodarować tym uprawnieniem, gdyż po jego wykorzystaniu nie będzie mógł skorzystać z kolejnego zwolnienia w tym samym roku kalendarzowym.

Pracownik zgłasza wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w związku z nagłym zachorowaniem dziecka wymagającym natychmiastowej opieki. Mimo że nie przedstawia szczegółowego uzasadnienia ani dokumentacji medycznej, pracodawca jest obowiązany udzielić takiego zwolnienia na podstawie samego wniosku złożonego w dniu korzystania ze zwolnienia.

Porównanie z innymi formami zwolnień

Przed wprowadzeniem artykułu 148ą do Kodeksu pracy w polskim prawie pracy nie funkcjonowało zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Zgodnie z paragrafem 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy były zdarzenia oraz okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie.

Rozporządzenie przewidywało również inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. W związku z tym również wcześniej nie było przeszkód prawnych, aby pracodawca usprawiedliwił pracownikowi jego nieobecność w pracy spowodowaną działaniem siły wyższej oraz uznał ją za płatną bądź nie, zależnie od woli pracodawcy.

Pracodawca mógł również udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy na część dnia pracy z zachowaniem lub bez zachowania prawa do wynagrodzenia, przy czym decyzja w tym zakresie także należała do pracodawcy. Niezależnie od powyższego na wniosek pracownika może być udzielone zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, jednak pracownik musi wówczas odpracować takie zwolnienie od pracy, a czas odpracowania nie jest pracą w godzinach nadliczbowych zgodnie z artykułem 151 § 2ą Kodeksu pracy.

Praktyczne aspekty stosowania przepisów

W praktyce stosowania przepisów dotyczących zwolnień z powodu działania siły wyższej kluczowe znaczenie ma właściwe zrozumienie przez obie strony stosunku pracy - zarówno pracowników jak i pracodawców - zasad funkcjonowania tego uprawnienia. Brak wymogu uzasadnienia wniosku oznacza, że pracodawca nie może żądać od pracownika przedstawienia szczegółowego opisu sytuacji, dokumentów potwierdzających wystąpienie siły wyższej czy też innych dowodów.

Jednocześnie pracownicy powinni być świadomi, że korzystanie z tego uprawnienia w sytuacjach które nie spełniają ustawowych przesłanek może prowadzić do problemów w relacjach z pracodawcą, nawet jeśli formalnie pracodawca nie może odmówić udzielenia zwolnienia. Uczciwość i odpowiedzialność w korzystaniu z uprawnień pracowniczych to podstawa budowania zaufania w miejscu pracy.

Warto również pamiętać o ograniczonym charakterze tego uprawnienia. Roczny limit 2 dni albo 16 godzin oznacza, że pracownik musi starannie rozważyć, kiedy skorzystać z tego zwolnienia, szczególnie jeśli w ciągu roku może wystąpić kilka sytuacji wymagających natychmiastowej obecności w pilnych sprawach rodzinnych.

Pracodawcy z kolei powinni przygotować się na implementację nowych przepisów poprzez opracowanie wewnętrznych procedur dotyczących przyjmowania i realizacji wniosków o zwolnienie z powodu działania siły wyższej. Mimo że nie mogą żądać uzasadnienia, mogą prowadzić ewidencję takich zwolnień dla celów kadrowych i płacowych.

Najczęstsze pytania

Nie, pracodawca nie może odmówić udzielenia takiego zwolnienia. Zgodnie z artykułem 148ą § 3 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

W okresie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy normalnego wynagrodzenia. Jest to znacznie mniej niż podczas zwykłego zwolnienia chorobowego czy urlopu wypoczynkowego.

Nie, o sposobie wykorzystania zwolnienia od pracy w danym roku kalendarzowym decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku. Jeśli wybierze wymiar godzinowy, musi go stosować przez cały rok, podobnie z wymiarem dziennym.

Przepisy nie wymagają od pracownika dostarczenia jakichkolwiek dokumentów ani uzasadnienia wniosku. Wystarczy samo złożenie wniosku najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Pracodawca nie może żądać dodatkowych dokumentów potwierdzających wystąpienie siły wyższej.

Tak, ale tylko w określonych przypadkach. Zwolnienie przysługuje w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Musi więc wystąpić element nagłości i konieczności natychmiastowej obecności.

Nie, zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia zaokrągla się w górę do pełnej godziny.