Składki ZUS dla początkujących przedsiębiorców w 2025 roku

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, a jednym z najważniejszych jest prawidłowe opłacanie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Każda osoba rozpoczynająca prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, gdy jest to jedyny tytuł do ubezpieczeń, zobowiązana jest do systematycznego regulowania składek ZUS. System ubezpieczeń społecznych przewiduje jednak pewne udogodnienia dla początkujących przedsiębiorców, które mogą znacząco zmniejszyć koszty prowadzenia działalności w pierwszych latach jej funkcjonowania.

Wraz z rozpoczęciem wykonywania działalności gospodarczej, nowy przedsiębiorca automatycznie podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, zdrowotnemu i wypadkowemu. Jedynym ubezpieczeniem, które ma charakter dobrowolny, jest ubezpieczenie chorobowe. Ta różnica ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ wpływa na wysokość miesięcznych obciążeń oraz przyszłe świadczenia, które przedsiębiorca będzie mógł otrzymać z tytułu opłacanych składek.

Preferencyjne składki ZUS dla nowych przedsiębiorców

System preferencyjnych składek ZUS stanowi znaczące wsparcie dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą. Osoby prowadzące działalność gospodarczą po zakończeniu korzystania z ulgi na start lub rezygnujące dobrowolnie z tej ulgi mają prawo do opłacania obniżonych składek na ubezpieczenie społeczne przez okres dwóch lat, czyli 24 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej.

Korzystanie z najniższych możliwych składek ZUS niesie ze sobą jednak pewne konsekwencje długoterminowe. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że również w przyszłości otrzymywane świadczenia z tego tytułu będą należeć do najniższych. Jest to naturalna konsekwencja systemu ubezpieczeń społecznych, gdzie wysokość przyszłych świadczeń jest uzależniona od wysokości opłacanych składek.

Prawo do preferencyjnych składek nie przysługuje jednak wszystkim przedsiębiorcom. Istnieją określone ograniczenia, które mają na celu zapobieganie nadużyciom systemu. Ulga ta nie dotyczy przedsiębiorców, którzy w ramach swojej działalności świadczą te same usługi na rzecz byłego pracodawcy, które świadczyli przez dwa lata przed dniem rozpoczęcia tej działalności.

Z ulgi mogą natomiast skorzystać ci przedsiębiorcy, których wcześniej łączył z byłym pracodawcą stosunek pracy, ale w poprzednim i obecnym roku podatkowym nie byli pracownikami jego firmy. Dodatkowo, osoby chcące skorzystać z preferencyjnego wymiaru składek muszą zadeklarować, że 60 miesięcy przed dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej nie prowadziły innej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Kto nie może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS

System preferencyjnych składek ZUS nie jest dostępny dla wszystkich form prowadzenia działalności gospodarczej. Prawodawca wykluczył z możliwości korzystania z tej ulgi określone kategorie przedsiębiorców, którzy ze względu na specyfikę swojej działalności lub formę prawną nie mogą być traktowani jako typowi początkujący przedsiębiorcy.

Z preferencyjnych warunków opłacania składek nie mogą skorzystać wspólnicy spółki jawnej, komandytowej oraz partnerskiej. Ograniczenie to wynika z faktu, że osoby te prowadzą działalność w ramach struktur spółkowych, które wymagają większego doświadczenia biznesowego i zaangażowania kapitałowego.

• Wspólnicy spółki jawnej ponoszą nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki
• Wspólnicy spółki komandytowej dzielą się na komplementariuszy i komandytariuszy
• Wspólnicy spółki partnerskiej świadczą usługi wolnych zawodów
• Wspólnicy jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegają innym zasadom
• Twórcy i artyści mają odrębne regulacje dotyczące składek ZUS

Osoba będąca wspólnikiem jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością również nie może skorzystać z preferencyjnych składek. Jest to związane ze specyfiką tej formy prawnej, która łączy elementy spółki kapitałowej z indywidualną działalnością gospodarczą.

Twórcy i artyści stanowią kolejną kategorię wyłączoną z możliwości korzystania z preferencyjnych składek ZUS. Dla tej grupy zawodowej przewidziano odrębne regulacje dotyczące opłacania składek, które uwzględniają specyfikę ich działalności twórczej i często nieregularny charakter przychodów.

Wysokość składek ZUS dla początkujących przedsiębiorców w 2025 roku

Składki na ubezpieczenie społeczne dla początkujących przedsiębiorców korzystających z preferencyjnych warunków są obliczane od podstawy wymiaru w wysokości 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2025 roku podstawa ta wynosi 1399,80 zł, co stanowi znaczną ulgę w porównaniu do standardowych składek opłacanych od pełnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Łączna suma składek społecznych wynosi 442,90 zł miesięcznie, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. W przypadku rezygnacji z ubezpieczenia chorobowego, miesięczne obciążenie składkami społecznymi wynosi 408,60 zł.

W przypadku rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej lub przejścia na składki preferencyjne w środku miesiąca, minimalna podstawa ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Kwotę minimalnej podstawy dzieli się przez liczbę dni danego miesiąca i mnoży przez dni, w których opłacało się składki i podlegało się ubezpieczeniom.

Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne zależy od wybranej formy opodatkowania. Przedsiębiorcy mogą wybrać między różnymi formami opodatkowania, takimi jak skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, a każda z tych form wiąże się z innymi zasadami obliczania składki zdrowotnej.

Fundusz Pracy dla początkujących przedsiębiorców

Podstawą wymiaru składki na Fundusz Pracy jest ta sama kwota, która obowiązuje przy wyliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne, jednak bez rocznego ograniczenia. Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek opłacać składki ZUS na Fundusz Pracy tylko wtedy, gdy ustalane są one od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i wynoszą w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Osoba rozpoczynająca prowadzenie działalności gospodarczej, która korzysta z preferencyjnych zasad opłacania składek, nie musi opłacać Funduszu Pracy, ponieważ jej podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe jest niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia. To kolejna korzyść wynikająca z preferencyjnych składek ZUS.

Dodatkowo, przedsiębiorcy w określonym wieku są zwolnieni z obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy. Dotyczy to kobiet po 55 roku życia oraz mężczyzn po 60 roku życia. To zwolnienie ma charakter trwały i nie jest ograniczone czasowo, co stanowi istotną ulgę dla przedsiębiorców w starszym wieku.

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą w wieku 58 lat nie będzie musiał opłacać składek na Fundusz Pracy po ukończeniu 60 lat, niezależnie od wysokości podstawy wymiaru składek. To zwolnienie obowiązuje przez cały okres prowadzenia działalności.

Ważne zasady dotyczące składek ZUS

Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zgłaszanie do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne kwoty wyższej niż minimalna. Taka decyzja może być motywowana chęcią zwiększenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych, ale wiąże się z określonymi ograniczeniami i konsekwencjami.

Przedsiębiorcy podwyższający podstawę wymiaru składek muszą pamiętać o kilku istotnych zasadach. Po pierwsze, roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne nie może być wyższa niż trzydziestokrotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Jest to górny limit, który ma zapewnić sprawiedliwość systemu ubezpieczeń społecznych.

1. Sprawdź aktualne limity podstawy wymiaru składek na dany rok
2. Rozważ długoterminowe korzyści wyższych składek
3. Uwzględnij wpływ na bieżącą płynność finansową
4. Skonsultuj decyzję z doradcą podatkowym
5. Złóż odpowiednią deklarację w terminie

Druga istotna zasada dotyczy ubezpieczenia chorobowego. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osób, które ubezpieczeniu chorobowemu podlegają dobrowolnie, nie może przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Trzecia kluczowa kwestia związana z ubezpieczeniem chorobowym dotyczy uprawnień do zasiłku. Prawo do zasiłku na czas niezdolności do pracy z powodu choroby otrzymuje się na podstawie ubezpieczenia chorobowego po upływie 90 dni nieprzerwanego podlegania temu ubezpieczeniu. Ten okres karencji ma na celu zapobieganie nadużyciom systemu.

Procedura zgłoszenia przedsiębiorcy do ZUS

Osoba fizyczna rozpoczynająca prowadzenie działalności gospodarczej zgłasza ten fakt jedynie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Procedura ta została znacznie uproszczona w porównaniu do wcześniejszych rozwiązań, gdzie wymagane były oddzielne zgłoszenia do różnych instytucji.

W celu dokonania wpisu do ewidencji działalności gospodarczej przedsiębiorca składa wniosek na druku CEIDG-1. Następnie wniosek wraz z kopią wpisu przesyłany jest automatycznie do ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie danych z otrzymanego wniosku sporządza za przedsiębiorcę zgłoszenie płatnika składek na druku ZUS ZFA.

Do wniosku CEIDG przedsiębiorca może dodać jako załącznik odpowiednie deklaracje zgłoszeniowe. Jeżeli tego nie zrobi, musi samodzielnie zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności.

• Formularz ZUS ZUA dla przedsiębiorców podlegających ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu
• Formularz ZUS ZZA dla przedsiębiorców podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu
• Możliwość złożenia deklaracji wraz z wnioskiem CEIDG-1
• Automatyczne przesłanie danych z CEIDG do ZUS
• Sporządzenie zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA przez ZUS

Przedsiębiorcy, którzy wcześniej korzystali z ulgi na start i chcą przejść na składki preferencyjne, mają nieco inną procedurę. Powinni oni złożyć w ZUS deklarację ZUS ZWUA, która służy do wyrejestrowania z ulgi na start. Następnie, w celu przystąpienia do opłacania składek preferencyjnych, składają formularz ZUS ZUA lub ZZA, w zależności od rodzaju ubezpieczeń, którym chcą podlegać.

Terminy płatności składek ZUS

System płatności składek ZUS został zorganizowany w sposób uwzględniający różne kategorie płatników i ich specyfikę organizacyjną. Obecnie opłacanie składek ZUS oraz składanie deklaracji DRA odbywa się w trzech różnych terminach, co ma na celu rozłożenie obciążenia administracyjnego ZUS i ułatwienie obsługi różnych kategorii płatników.

Najwcześniejszy termin, do 5. dnia następnego miesiąca, dotyczy jednostek i zakładów budżetowych. Te podmioty, ze względu na swoją specyfikę i stabilność finansową, zobowiązane są do najszybszego regulowania zobowiązań wobec ZUS.

Drugi termin płatności, do 15. dnia następnego miesiąca, obowiązuje płatników posiadających osobowość prawną. Dotyczy to między innymi spółek akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji. Te podmioty mają nieco więcej czasu na przygotowanie i przekazanie należnych składek.

Najpóźniejszy termin płatności, do 20. dnia następnego miesiąca, obowiązuje pozostałych płatników składek. W tej grupie znajdą się przedsiębiorcy opłacający wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorcy i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe takie jak spółka cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, czy jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Istotne jest, że do wymienionych terminów opłacone składki muszą zostać zaksięgowane na koncie ZUS-u. Nie wystarczy więc wysłać przelew w ostatnim dniu terminu środki muszą rzeczywiście wpłynąć na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą musi opłacić składki ZUS za styczeń do 20 lutego. Jeśli ten dzień przypada w sobotę, termin płatności automatycznie przesuwa się na najbliższy poniedziałek.

Jeśli termin płatności wypada w dzień wolny od pracy, ostateczny termin płatności automatycznie przesuwa się na pierwszy dzień roboczy następujący po dniu wolnym. Ta zasada ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom wywiązywanie się z obowiązków wobec ZUS.

Rozliczanie składek ZUS

Osoba prowadząca działalność gospodarczą wykazuje składki ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Ta deklaracja powinna zostać złożona do 20. dnia bieżącego miesiąca za miesiąc poprzedni, co oznacza, że przedsiębiorcy mają stosunkowo krótki czas na przygotowanie i złożenie dokumentacji.

Początkujący przedsiębiorcy korzystający z preferencyjnych zasad opłacania składek otrzymują pewne ułatwienie w zakresie składania deklaracji. Są oni zwolnieni ze składania deklaracji za kolejny miesiąc, ale tylko pod warunkiem, że w poprzednim miesiącu wykazali, iż opłacają składki ZUS na preferencyjnych warunkach.

Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą w trakcie miesiąca mają szczególne obowiązki w zakresie składania deklaracji. Powinny one złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych deklarację ZUS DRA za miesiąc rozpoczęcia działalności oraz za miesiąc kolejny. Jest to związane z koniecznością prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru składek proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

Każdy początkujący przedsiębiorca powinien jak najszybciej przyswoić sobie informacje związane ze składkami ZUS, ponieważ niezgłoszenie się do ZUS pociąga za sobą określone konsekwencje prawne i finansowe. System ubezpieczeń społecznych nie przewiduje pobłażliwości dla przypadków nieznajomości przepisów.

Należy pamiętać, że ubezpieczenia społeczne, wypadkowe i zdrowotne są obowiązkowe i trzeba systematycznie opłacać składki na nie. Nawet niewielkie opóźnienia w płatnościach mogą skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę oraz utratą określonych uprawnień.

Na szczególną uwagę zasługuje ubezpieczenie chorobowe. Mimo że ma ono charakter dobrowolny, należy regularnie opłacać składki na nie, ponieważ opłacenie ich po terminie lub w niepełnej wysokości powoduje, że ubezpieczenie chorobowe ustaje natychmiast od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za który składki ZUS nie zostały opłacone.

Najczęstsze pytania

Tak, każda osoba rozpoczynająca prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, gdy jest to jedyny tytuł do ubezpieczeń, zobowiązana jest do opłacania składek ZUS. Obowiązek ten powstaje automatycznie z dniem rozpoczęcia działalności i obejmuje ubezpieczenia emerytalne, rentowe, zdrowotne i wypadkowe.

W 2025 roku preferencyjne składki ZUS wynoszą łącznie 442,90 zł miesięcznie z ubezpieczeniem chorobowym lub 408,60 zł bez ubezpieczenia chorobowego. Składki są obliczane od podstawy wymiaru w wysokości 30% minimalnego wynagrodzenia, czyli 1399,80 zł.

Z preferencyjnych składek ZUS można korzystać przez okres dwóch lat, czyli 24 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Ulga ta przysługuje osobom po zakończeniu korzystania z ulgi na start lub po dobrowolnej rezygnacji z tej ulgi.

Z preferencyjnych składek nie mogą skorzystać wspólnicy spółki jawnej, komandytowej oraz partnerskiej, wspólnicy jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz twórcy i artyści. Ponadto ulga nie dotyczy przedsiębiorców świadczących te same usługi na rzecz byłego pracodawcy przez dwa lata przed rozpoczęciem działalności.

Zgłoszenia siebie do ubezpieczeń przedsiębiorca dokonuje w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności. Można to zrobić składając odpowiednie deklaracje wraz z wnioskiem CEIDG-1 lub osobno na formularzach ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Przedsiębiorcy indywidualni opłacają składki ZUS do 20. dnia następnego miesiąca. Jeśli termin przypada w dzień wolny od pracy, przesuwa się na pierwszy dzień roboczy. Do tego terminu składki muszą być zaksięgowane na koncie ZUS, nie wystarczy wysłać przelew.